1. Varför är det klokt att satsa på arbetsron?
2. Från öppet kontorslandskap till aktivitetsbaserat kontor – Verktyg för att förbättra arbetsron
3. Ett enskilt rum förbättrar koncentrationen på kontoret
4. Tips för att förbättra arbetsron
5. Ladda ner guiden: Handbok för en bra arbetsmiljön – Guide för placering av enskilda rum

1. Varför är det klokt att satsa på arbetsron?

Avbrott i arbetet och en miljö med oljud och buller minskar arbetseffektiviteten. Även det mest inspirerande arbetet motiverar inte, om koncentrationsförmågan sätts på prov hela tiden.

Störningar i omgivningen påverkar inte alla på samma sätt: någon kan skriva på ett högljutt café, någon annans tankar avbryts av en medarbetare som byter ställning på sin stol. Samtal kan avbryta arbetet, även om temat skulle vara främmande eller ointressant för en själv. Måltidsljud, prassel från godispapper och skramlande möbler är lika störande. I ett öppet kontor sprider sig ljuden runtom i lokalen och stör lätt koncentrationen.

När tankarna avbryts hela tiden känns det svårt eller rentav omöjligt att återgå till en oavslutad uppgift. Många dras med i en ond cirkel av undvikande: en medarbetare som är frustrerad över avbrotten dröjer med att påbörja arbetet ända in i det sista och kan koncentrera sig för fullt på sitt arbete endast under hård press.

En arbetsmiljö där man inte får arbetsro förrän det brinner i knutarna är inte motiverande på lång sikt och uppmuntrar inte till bästa möjliga resultat.

Återgången från ett tankeavbrott tillbaka till koncentrerat arbete kan ta upp till 15–20 minuter. Om arbetet avbryts flera gånger om dagen går en massa effektiv arbetstid till spillo. Enligt en undersökning är upp till 3–5 timmar av arbetsdagarna ineffektiva, om arbetsron avbryts hela tiden.

Arbetsmiljön påverkar människans välbefinnande, eftersom oljud och buller gör att kroppen hamnar i ett stresstillstånd. Även en inspirerande drömarbetsplats kan börja kännas påfrestande när man är stressad. Det motiverar inte heller till att ta itu med arbetet. Särskilt de som arbetar med krävande informations- och specialistuppgifter som kräver koncentration lider, om de i en öppen arbetsmiljö inte kan koncentrera sig och inte hittar tystare områden.

Samtidigt inspireras många till ett effektivt arbete i kontorslokaler där det är lätt att samtala och där interaktionen fungerar. Stödjande av olika arbetssätt spelar en nyckelroll i en fungerande arbetsmiljö: det finns plats och tid både för samtal och intensivt arbete.

Öppna kontorslandskap kan förbättras genom att erbjuda arbetsro och tysta områden för de som behöver dem. När arbetsmiljön gör det möjligt att bevara sin fokus effektiveras arbetet och medarbetarna hålls motiverade.

Olika behov kan beaktas genom att dela upp lokalerna så långt möjligt i arbetszoner och genom att införa regler – då kan både de som arbetar med informationsfrågor och säljare som tillbringar mycket tid i telefon trivas under samma tak.

2. Från öppet kontorslandskap till aktivitetsbaserat kontor – Verktyg för att förbättra arbetsron

Vad är en aktivitetsbaserat kontor?

Ett aktivitetsbaserat kontor är ett kontor med olika utrymmen för medarbetarnas olika behov.

I motsats till öppna kontorslandskap erbjuder aktivitetsbaserade kontor användarna mer än bara öppet utrymme. Ett välplanerat aktivitetsbaserat kontor förbättrar lokaleffektiviteten, uppmuntrar till kommunikation och ger medarbetarna arbetsro.

Det enda rätta för ett aktivitetsbaserat kontor existerar inte. För att kontoret ska fungera optimalt ska planlösningen utgå från användarnas behov och önskemål.

Hur kan egenskaperna hos ett aktivitetsbaserat kontor utnyttjas i ett öppet kontorslandskap?

1. Kartlägg användarnas behov.
Om brist på arbetsro är ett problem i det öppna kontorslandskapet, är det första steget för att korrigera situationen att sätta sig in i medarbetarnas önskemål. Diskutera öppet på kontoret vad som stör arbetsron mest: är koncentrationssvårigheterna kontinuerliga eller tillfälliga och vilka lösningar skulle medarbetarna föredra.

2. Inför enskilda rum på kontoret
Enskilda rum förbättrar snabbt arbetsron i ett öppet kontorslandskap – till och med utan en ombyggnad. Beroende på arbetets karaktär kan arbetsron förbättras antingen genom att införa tysta utrymmen för koncentration eller alternativt genom att styra störande eller högljudda arbetsuppgifter till en annan plats, t.ex. telefonhytter och mötesrum. Enskilda rum medför i ett öppet kontor en möjlighet att välja arbetsplats enligt den pågående arbetsuppgiften. De förbättrar också arbetsron utanför de enskilda rummen.

3. Kom överens om gemensamma spelregler
Skärmar mellan arbetsbord och områden minskar bullret och skapar en känsla av integritet på kontoret. Oljud i gemensamma kontorslokaler kan dämpas också genom att komma överens om spelreglerna. Pröva om en förflyttning av telefonsamtal och diskussioner till ett visst område på kontoret eller till enskilda rum förbättrar arbetsron? Kanske en regel om att en medarbetare som har hörlurar på sig inte får störas kan vara till hjälp?

3. Enskilda rum förbättrar koncentrationen på kontoret

Ett enskilt rum är ett telefonbås, arbetsrum, mötesrum, skrivrum eller vilrum – du bestämmer själv

Enskilda rum är en behändig lösning för att förbättra arbetsron i ett öppet kontor. Redan ett enda enskilt rum på kontoret minskar ljudnivån när det säkerställs att det svarar mot det största behovet och placeras lätt- och snabbtillgängligt.

Det gäller att skapa regler för användningen av rummet så att det betjänar så många användare som möjligt. En gemensam telefonhytt bör t.ex. inte reserveras i många timmar som ett eget skrivskrymsle. Även om bara ett enda enskilt arbetsrum kan erbjuda nödhjälp för en kris i arbetsron, gäller det att skaffa tillräckligt med enskilda rum till kontoret på en gång för att säkerställa att de är flexibelt tillgängliga.

Vilka typer av problem löser enskilda rum?

Arbetsron i en högljudd arbetsmiljö kan förbättras med telefonhytter och mötesrum, eller alternativt genom att erbjuda medarbetarna utrymmen för arbetsuppgifter som kräver koncentration. Det är bra att välja användningssyftet enligt arbetets karaktär: behoven och arbetssätten i ett intensivt säljkontor skiljer sig från behoven hos specialister som utför kunskapsintensivt arbete. 

Arbetsrum, mötesrum och telefonhytter förbättrar arbetsron. Ett vilrum är till fördel för medarbetarnas återhämtning under arbetsdagen när det finns en egen plats för vilopauser och återhämtning. Ett enskilt rum som möblerats för programmering eller skrivande hjälper när arbetet innehåller uppgifter som kräver ostörd koncentration.

Storleken på det enskilda rummet kan också bidra till en flexibel användning av lokalerna. Ett enpersonsrum används exakt för det som det avsetts till: till exempel för telefonsamtal. Ett enskilt rum för två personer lämpar sig vid behov både för telefonsamtal och möten samt som ett arbetsrum. Ett stort mötesrum erbjuder däremot en ännu flexiblare lösning där snabba möten kan ordnas vid behov t.ex. mellan fyra personer.

Innan man köper ett enskilt rum till kontoret gäller det att fundera på syftet med rummet. När man känner till medarbetarnas behov, kan enskilda rum erbjuda ett enkelt, effektivt och trivselfrämjande sätt att omforma det öppna kontoret till ett mera aktivitetsbaserat kontor. 

Egenskaper hos enskilda rum

De tre viktigaste egenskaperna hos enskilda rum är:

• ljudisolering
• ventilation
• belysning.

Rummet ska beroende på sitt användningssyfte stänga in eller stänga ute ljudet. Effektivt arbete kräver en bra ventilation för att hålla tankarna klara samt tillräcklig belysning som t.ex. inte orsakar reflektioner på datorskärmen.

Ett enskilt rum med glasväggar gör att man snabbt kan se om det är ledigt. Vid behov kan glasväggarna emellertid frostas, om man vill förbättra arbetsron också genom att minska visuella stimuli.

Solo

Avskildhet och arbetsro för telefonsamtal.

Duo

Arbetsro för uppgifter som kräver koncentration, pararbeten och videomöten.

Team

Mötesrum för 2-4 deltagare med effektiv ljudisolering.

4. Tips för att förbättra arbetsron

Regler (och iakttagande av dem) garanterar arbetsron

Gemensamt överenskomna spelregler om arbete i ett öppet kontorslandskap och användningen av enskilda rum förtydligar vardagen och skapar förutsättningar för effektivt arbete.

Snappa åt dig tips från listan nedan till en regelbok för ett effektivt kontor:

• Om kontoret har ett separat tyst område, ska mobiler med mera vara på ljudlös. Samtal med medarbetare eller telefonsamtal är inte tillåtna i det tysta området.
  
• Telefonsamtal, videomöten och snabbmöten hålls i telefonhytterna eller i ett annat område avsett för dem. Ett öppet arbetsområde blir lugnare även om det skulle vara tillåtet att samtala i området.
  
• Möten hålls inte i ett öppet arbetsområde. Mötesrum, mötesbås eller vid behov ett pausrum lämpar sig bättre för möten än en gemensam öppen lokal där de andra försöker koncentrera sig på arbetet.
  
• En medarbetare som sitter i ett enskilt rum får inte störas. Regeln kan också utökas till att omfatta övriga områden genom att skapa t.ex. en ”focus zone”. Den medarbetare som arbetar där får inte störas. Samma avbrottsregel kan också tillämpas t.ex. om någon arbetar med hörlurar på sig.
  
• En flexibel användningstid kan fastställas för det enskilda rummet. Exempelvis för arbetsuppgifter som varar i mer än en timme är det bra att förflytta sig till ett område för tyst arbete eller till ett mötesrum. En timme av effektivt arbete hjälper vanligtvis när man behöver koncentrera sig på de mest akuta uppgifterna.
  
• Placera enskilda rum så nära skrivborden och arbetsområden som möjligt för att göra dem lätta att gå till.
  
• Möbleringen i ett enskilt rum bidrar till att reservera det för ett visst användningssyfte och för att styra medarbetarna i användningen av rummet. Om det enskilda rummet avsetts som vilrum, gör inredningen avslappnad och instruera medarbetarna att använda rummet för vila, inte som telefonhytt eller arbetsrum.