Tips för planeringen – ett smart aktivitetsbaserat kontor sparar utrymme, pengar och nerver

Digitaliseringen, nya sätt att arbeta, organisationsstrukturer som förändras.

Dessa tre faktorer styr den snabbt framåtskridande utvecklingen av arbetsmiljöer. I kontorslokaler syns utvecklingen i vad de som använder lokalerna förväntar sig och hur lokalerna används.

Den låga utnyttjandegraden ökar lokalkostnaderna

I dagens samhälle är arbetet mobilare än någonsin tidigare.

Förändringen är betydande jämfört bara med hur det var för några år sedan. I praktiken betyder det att långt ifrån alla arbetstagare sitter vid sitt skrivbord varje dag och från morgon till kväll, utan de har kundmöten och möten, distansarbetar eller tar en fikapaus.

Om man trots detta reserverar ett eget datorbord för varje anställd innebär det att man kontinuerligt betalar mer hyra för en större lokal med fler bord än man egentligen behöver.

Till exempel rapporterade man i Finland redan 2014 att de finländska företagen har för stora lokalutgifter i förhållande till utnyttjandegraden. Då hade ett genomsnittligt kontor i Helsingfors reserverat 23 kvadrat per skrivbordsplats. Den genomsnittliga utnyttjandegraden av dem var emellertid bara 50 procent och möteslokalernas 40 procent. Samtidigt är lokalkostnaderna i Helsingfors 15:e högsta i världen, så de tomma kvadratmeterna är rätt kostsamma.

Därmed kan man också med rätta konstatera att den låga utnyttjandegraden av kvadratmeter i kontorslokaler höjer lokalutgifterna mer än vad som egentligen skulle behövas.

Kontorslandskapet minskar kostnaderna, men även produktiviteten

Eftersom det var möjligt att spara pengar genom att effektivisera lokalanvändningen, övergick man på många kontor till att minska antalet kvadratmeter per anställd.

Skärmväggarna som skiljde åt skrivbordsplatserna försvann och det uppstod aktivitetsbaserade lokaler, kontorslandskap där man utförde många olika slags uppgifter i samma lokaler.

Lösningen effektiviserade lokalanvändningen, men förde med sig nya problem såsom koncentrationssvårigheter och sämre arbetseffektivitet.

Att utnyttja varje kvadratmeter är inte nyckeln till lyckan: i slutänden är det inte kvadratmeterna som bidrar till företagets produktivitet, utan de människor som arbetar i dessa lokaler. Därför var det följande logiska steget i utvecklingen av lokaler arbetsmiljöer som anpassar sig efter lokalanvändarnas behov.

Ett aktivitetsbaserat kontor minskar behovet av kvadratmeter, men hjälper att fokusera på arbetet

Numera är en populär modell för lokaler ett aktivitetsbaserat kontor; ett kontor med många olika slags lokaler för olika typer av uppgifter.

På ett aktivitetsbaserat kontor har varje zon sitt eget användningssyfte. Bland dem kan de anställda välja det rum som bäst passar deras aktuella arbetsuppgift. Sådana kontorslokaler kan genomföras med bara 10–15 kvadratmeter per anställd, vilket är cirka hälften av den lokalstorlek som traditionella kontor förutsätter.

För att säkra att de funktionella zonerna i ett aktivitetsbaserat kontor används enligt det planerade syftet behövs en uppdaterad verksamhetskultur och spelregler som de anställda tillsammans kommit överens om. Till exempel så här:

  • i tysta zoner ska man slå av ljudet på telefonen och man pratar inte med kollegan
  • slutna rum kan användas av alla utan separat bokning
  • man talar i telefon i en ljudisolerad telefonhytt
  • snabbmöten och videokonferenser hålls i lokaler som är planerade just för detta syfte
  • för längre möten bokar man ett riktigt mötesrum
  • man reserverar inte en skrivbordsplats i de tysta zonerna åt sig själv – om man lämnar sin plats under några timmar ska man ta med sig sina arbetsredskap och ge platsen åt någon annan som behöver den.

Likaså om en medarbetare väljer att arbeta i en grupparbetszon är det en signal att man är tillgänglig och att man kan föra samtal med hen. Omgivningen möjliggör snabbt idéutbyte med teammedlemmar utan behov att komma överens om ett separat möte. I många arbetsgemenskaper leder detta till en bättre sammanhållning när det finns en omgivning där det är naturligt att prata med varandra. Smidigt informationsutbyte, samarbete och umgänge utgör ramen för en effektiv arbetsgemenskap – särskilt när man vid behov kan lämna denna zon och gå till den tysta zonen för att utföra en uppgift som kräver koncentration.

För chefer erbjuder arbete i teamområdet ett bra sätt att vara tillgänglig för sina anställda. De anställda behöver inte fundera om dörren till hörnrummet är öppen eller inte, då chefen genom sitt val av arbetszon kan visa när hen är ledig för samtal.

Planering av aktivitetsbaserat kontor: slutna rum, grupparbetsrum, tysta rum

Naturligtvis ska man komma ihåg att ett aktivitetsbaserat kontor inte heller är en ”one size fits all”-lösning. Det är bra att identifiera bransch- och uppgiftsspecifika skillnader: det som fungerar för ett försäljningsteam kanske inte passar som sådant för en revisionsbyrå. Genom att satsa på planeringen blir lokalen emellertid fungerande och den betjänar alla som använder den.

En bra utgångspunkt för planering av ett aktivitetsbaserat kontor är att kartlägga de uppgifter som man ska kunna utföra på kontoret. Och måste man verkligen kunna utföra alla uppgifter på kontoret eller kan vissa uppgifter klassificeras som distansarbete?

I nästa skede kan man fundera över hur många anställda som har likadana eller liknande uppgifter. Så kan man avgöra hur många olika slags zoner man behöver i lokalen och hur pass mycket yta man måste reservera för var och en.

Höjden på eventuella skärmväggar, antalet akustikplattor och placering av dem samt hur borden arrangeras är alla faktorer som bidrar till hur fungerande zonerna i det aktivitetsbaserade kontoret blir. Särskilt viktigt är det att det finns tillräckligt med slutna rum så att man inte behöver ta emot det allra viktigaste samtalet i en ”otillåten” plats bara för att telefonhytterna råkar vara upptagna.

Aktivitetsbaserade kontor ser mycket mer öppna ut än traditionella cellkontor, men samtidigt erbjuder de mer avskildhet än öppna kontor. Den aktivitetsbaserade modellen erbjuder också många möjligheter att presentera företagets visuella identitet. Till exempel kan man med tejpning av glasväggar skapa hos besökarna en bestående minnesbild av företagets identitet.

Den främsta fördelen med ett aktivitetsbaserat kontor är emellertid att man kan erbjuda varje anställd varje dag en plats där de arbetar som svarar mot deras behov, även om man skulle utföra olika slags arbetsuppgifter under olika dagar.

Slutna rum på kontoret – bekanta dig med Module

Module gör det möjligt att lyckas i en modern arbetsmiljö. Vi skapar lokaler för effektivt arbete, samarbete och koncentration genom att förena finländsk design, tekniskt kunnande och flera decenniers erfarenhet av att skapa arbetsmiljöer.

NYHETER

Skapa spelregler på kontoret – ett enkel väg till effektivare arbete och ökad trivsel

De bästa reglerna är enkla, logiska och sådana som är naturliga att följa.

Att utföra krävande kunskapsarbete i en bullrig miljö sänker effektiviteten och trivseln

Bristfällig koncentration sänker arbetseffektiviteten

Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka

Vid jämförelse av slutna rum lönar det sig att lägga den största vikten vid ljudisolering.

Ett smart aktivitetsbaserat kontor sparar utrymme och pengar

Ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder varje anställd varje dag en plats där de arbetar som svarar mot deras behov.