Tips för planeringen av smarta aktivitetsbaserat kontor – spara utrymme, pengar och tålamod

Digitaliseringen, nya sätt att arbeta, organisationsstrukturer som förändras.

Dessa tre faktorer styr deDessa tre faktorer styr den snabbt framåtskridande utvecklingen av vårt sätt att arbeta. I kontorslokaler syns utvecklingen framförallt genom förändringar i användarnas förväntningar och hur lokalerna används.

En låg utnyttjandegrad ökar kostnaderna

Idag är arbetet mobilare än någonsin tidigare.

Förändringen är enorm jämfört med hur det var för bara några år sedan. Ytterst få medarbetare sitter vid sitt skrivbord från morgon till eftermiddag varje dag. En del sitter i möten, vissa jobbar hemma i soffan, andra har fikapaus. De flesta platser står tomma åtminstone en del av dagen.

Om varje anställd har en egen arbetsplats innebär det att företaget betalar för tomma platser. Ju fler platser, desto större lokal. Och ju större lokal, desto högre kostnader.

En rapport från Finland visar att företag redan år 2014 betalade dyra pengar för halvtomma lokaler. Ett genomsnittligt kontor i Helsingfors hade reserverat 23 kvadrat per anställd, men den genomsnittliga utnyttjandegraden var bara 50 procent för arbetsrummen och 40 procent för mötesrummen. Med tanke på att hyrorna i Helsingfors inte är bland de billigaste i världen är de outnyttjade kvadratmetrarna rätt kostsamma.

Den låga utnyttjandegraden innebär att kostnaderna för företagens lokaler är dyrare än nödvändigt.

Kontorslandskap minskar kostnaderna – men även produktiviteten

Eftersom det är möjligt att spara pengar genom att effektivisera lokalanvändningen, har många företag valt att minska antalet kvadratmeter per anställd.

Den enklaste lösningen är att ta ner skärmväggarna mellan skrivbordsplatserna och skapa stora kontorslandskap, där olika slags uppgifter utförs sida vid sida.

Kontorslandskap minskar visserligen behovet av kontorsyta, men leder till nya problem i form av försämrad koncentrationsförmåga och lägre arbetseffektivitet.

Att utnyttja varje kvadratmeter är inte nyckeln till lyckan. Det är inte kvadratmeterna som bidrar till företagets produktivitet, utan personerna som arbetar på kvadratmetrarna.

Därför har det idag blivit allt vanligare att i stället anpassa kontoret utifrån personalens behov.

Ett aktivitetsbaserat kontor minskar behovet av kvadratmeter och gör det lätt att fokusera på arbetet

Aktivitetsbaserade kontor är kontor med olika zoner för olika typer av uppgifter, och har ökat i popularitet under de senaste åren.

På ett aktivitetsbaserat kontor har varje zon ett eget användningssyfte. Bland dem kan de anställda välja det rum som passar deras aktuella arbetsuppgift bäst. Aktivitetsbaserade kontorslokaler kräver bara 10–15 kvadratmeter per anställd, vilket motsvarar ungefär hälften av den kontorsyta som traditionellt inredda kontor kräver.

För att säkra att de funktionella zonerna på ett aktivitetsbaserat kontor används enligt det planerade syftet behövs en tydlig verksamhetskultur samt spelregler som de anställda tillsammans kommit överens om. Till exempel:

• Slå av ljudet på telefonen och prata inte med kollegorna i de tysta zonerna.
• Tysta rum kan inte förhandsbokas.
• Gå till en ljudisolerad telefonhytt när du behöver ringa ett samtal.
• Snabbmöten och videokonferenser hålls i rum som är planerade just för detta syfte.
• Boka ett mötesrum om du planerar ett långt möte.
• Det är inte tillåtet att reservera skrivbordsplatser i de tysta zonerna – ta med dig dina saker om du är borta mer än en timme.

Om en medarbetare väljer att sitta och jobba i en grupparbetszon är det en signal att personen är tillgänglig. Den sociala omgivningen möjliggör snabbt idéutbyte mellan teammedlemmar utan separata möten. På många arbetsplatser leder detta till en bättre stämning. Samarbete, umgänge och kommunikation lägger grunden för en välmående arbetsmiljö – speciellt när det går att gå till en tyst zon när en uppgift kräver extra fokus och koncentration.

För chefer är teamområdet ett enkelt sätt att vara tillgänglig för sina anställda. Medarbetarna behöver inte fundera på om dörren till chefens rum står öppen eller inte, då chefen genom sitt val av arbetszon kan visa när hen är tillgänglig.

Planering av aktivitetsbaserat kontor: avskilda rum, grupparbetsrum, tysta rum

Det är viktigt att komma ihåg att ett aktivitetsbaserat kontor inte är en ”one size fits all”-lösning. Det gäller att satsa på planeringen och identifiera vilka behov som finns inom företaget. Det som fungerar för ett säljteam kanske inte passar en revisionsbyrå.

En bra utgångspunkt är att kartlägga de uppgifter som utförs inom företaget. Behöver alla uppgifter utföras på kontoret, eller kan vissa uppgifter hanteras på distans?

I nästa steg är det bra att kartlägga hur många anställda som har likadana eller liknande uppgifter. Då är det lätt att skapa sig en bild av vilka typer av zoner som behövs och hur mycket plats som behöver reserveras för respektive zon.

Bordens placering, höjden på eventuella skärmväggar samt antal och placering av akustikplattor bidrar till hur fungerande det aktivitetsbaserade kontoret blir. Det är extra viktigt att det finns tillräckligt många avskilda rum och bås, så att medarbetarna inte är tvungna ta det allra viktigaste samtalet på en ”otillåten” plats bara för att alla telefonhytter råkar vara upptagna.

Aktivitetsbaserade kontor är mer öppna än traditionella cellkontor, men samtidigt erbjuder de mer avskildhet än ett kontorslandskap. Den aktivitetsbaserade modellen erbjuder också många möjligheter att kommunicera företagets varumärke och visuella identitet, till exempel genom olika kulörval, möbler och tejpning av glasväggar. Till sist och syvende är den största fördelen med ett aktivitetsbaserat kontor ändå att företaget kan erbjuda varje medarbetare en plats som motsvarar deras behov, även om  arbetsuppgifterna varierar från dag till dag.