Säg farväl till öronproppar – omvandla kontorslandskapet till ett aktivitetsbaserat kontor – med arbetsro!

Det talas mycket om nackdelarna med kontorslandskap.

Forskningen visar och människor som arbetar i kontorslandskap berättar att arbetsförhållandena i kontorslandskap är antingen dåliga eller ännu sämre beroende på dagen, och i synnerhet i fråga om möjligheten att koncentrera sig. Ofta förstör störande ljud arbetsron trots öronproppar eller lugnande musik som strömmar ur hörlurarna.

Ju mer koncentration uppgiften kräver, desto mer anledning finns det att satsa på planering av akustiken i arbetsmiljön samt på att fundera över användningssyftet av de olika lokalerna på kontoret. Upprepade avbrott eller en bullrig miljö stör i hög grad arbetet. Det tar tid att återhämta sig efter avbrott i koncentrationen och det tär på de anställdas resurser och produktivitet.

I en undersökning som genomfördes i Finland av Arbetshälsoinstitutet, Åbo yrkeshögskola och Åbo universitet konstaterades att bullerstörningar oftast berodde på tal. Man observerade att det förekom betydligt färre bullerstörningar i sådana kontorslandskap där rumsakustiken var väl genomförd. På de kontor som ingick i undersökningen och som hade fungerande akustik, upplevde i bästa fallet mindre än 20 procent av de anställda bullerstörningar.

När akustiken är bra hörs tal på mindre än fem meters avstånd från talaren. Då kan man föra ett normalt samtal utan att störa den övriga kontorsgemenskapen, till skillnad från miljöer där man kan urskilja tal på 20 meters avstånd.

I barnens utelekar kan det ibland hända när ett lag är i underläge att man hör ett bedjande rop: ”Vi vill ha en ny uppdelning!” Personalen på ett landskapskontor kan ibland ha samma önskan. Men hur bra som tanken om en nystart med nya lokallösningar känns är det ändå inte alltid möjligt – eller ens nödvändigt.

Allra först är det bra att stanna upp och fundera över om man kunde utveckla den existerande lokalen så att den skulle bättre motsvara de anställdas processer?

Man gör klokt i att ha företagets strategi och mål samt kraven på och processer inom de anställdas arbetsuppgifter som utgångspunkt för planeringen av arbetsmiljön. Till exempel skiljer sig lokaler som bäst stöder ekonomiförvaltningens eller försäljningsteamets arbete tydligt från varandra. Då ett privat rum kan vara den bästa omgivningen för vissa uppgifter, kan en öppen lokal i andra sammanhang vara mycket fungerande.

Naturligtvis kan man i många arbetsuppgifter behöva lite olika slags lokaler beroende på uppgift. Samtidigt förändras arbetet och blir mobilare, vilket minskar behovet av egna utsedda datorbord. I praktiken betyder det att man kan överväga att dela upp lokalerna i mindre helheter, varav en del är reserverade för uppgifter som kräver koncentration och andra för uppgifter som kräver kommunikation.

De anställda kan välja bland tillgängliga lokaler den omgivning som bäst lämpar sig för den aktuella arbetsuppgiften. Man kan om det är möjligt erbjuda till exempel skrivbord framför panoramafönster för dem som vill få inspiration, en lounge för informella möten eller möteslokaler för djupare diskussioner.

En sådan modern lokal kallas aktivitetsbaserat kontor, och i enlighet med sitt namn erbjuder det olika slags rum för olika situationer och behov.

Allra bäst får man naturligtvis lokalen att svara mot de anställdas behov och processer då man optimerar ljudkontrollen i lokalen genom att till exempel utnyttja moderna undertaks- eller systemvägglösningar. Ändå behövs även i moderna aktivitetsbaserade kontor lokal i lokalen-lösningar. Sådana minilokaler erbjuder redan i sig ett snabbt och enkelt sätt att förbättra arbetsförhållandena i ett kontorslandskap.

En telefonhytt, ett minimötesrum och andra slutna rum är lokallösningar som bidrar betydligt till att lugna ner arbetsmiljön.

Till exempel erbjuder en telefonhytt avskildhet för telefonsamtal, ett minimötesrum ett lugnt rum för möten mellan några personer och ett videomötesrum en fungerande omgivning för distansmöten. Alla dessa ljudisolerade minilokaler som kan tas i bruk snabbt och enkelt säkrar att man kan ringa telefonsamtal, ha möten och föra samtal i en störningsfri omgivning på ett sätt som inte heller stör kollegerna som arbetar i den omgivande lokalen.

En välplanerad rumsindelning och goda akustiklösningar garanterar emellertid inte nödvändigtvis att ett aktivitetsbaserat kontor är trivsamt och praktiskt. Man måste också försäkra sig om att datakommunikationsförbindelserna fungerar oklanderligt i hela kontoret – om nätförbindelsen är svag kommer ingen heller att använda lokaler som är avsedda för tyst arbete.

Minst lika viktigt är det att vara medveten om att i slutänden är det de som använder lokalen som avgör hur fungerande arbetsmiljön är. Vi rekommenderar också att man tillsammans tar fram tydliga spelregler som utgör ramen för hur man använder zonerna i ett aktivitetsbaserat kontor samt hur man agerar i dem. I alla fall ska man vid planeringen av lokallösningar sikta på att de lämpar sig för lokalanvändarnas behov. En arbetsomgivning som tjänar arbetstagarnas processer utgör en lämplig ram för utvecklingen av produktivitet och arbetstrivseln. För att uppnå detta lönar det sig att planera lokalerna på ett sätt där lokalen anpassar sig till användarnas behov och inte tvärtom.

Vill du diskutera utvecklingen av din arbetsmiljön?

NYHETER

Skapa spelregler på kontoret – ett enkel väg till effektivare arbete och ökad trivsel

De bästa reglerna är enkla, logiska och sådana som är naturliga att följa.

Att utföra krävande kunskapsarbete i en bullrig miljö sänker effektiviteten och trivseln

Bristfällig koncentration sänker arbetseffektiviteten

Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka

Vid jämförelse av slutna rum lönar det sig att lägga den största vikten vid ljudisolering.

Ett smart aktivitetsbaserat kontor sparar utrymme och pengar

Ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder varje anställd varje dag en plats där de arbetar som svarar mot deras behov.