Säg farväl till hörlurar: omvandla kontorslandskapet till ett aktivitetsbaserat kontor – med arbetsro!
Det talas mycket om nackdelarna med kontorslandskap.
Det är inte bara en eller två personer som har svårt att koncentrera sig i kontorslandskap. Det finns otaliga studier som visar att arbetsron störs av buller och oljud, trots öronproppar och hörlurar.
Ju mer koncentration en uppgift kräver, desto större anledning finns det att satsa på akustiken och ljudisoleringen. Upprepade avbrott och en bullrig miljö stör i hög grad arbetet. Det tar tid att återhämta sig efter avbrott och det tär på de anställdas resurser och produktivitet.
En undersökning som genomfördes i Finland av Arbetshälsoinstitutet, Åbo yrkeshögskola och Åbo universitet visar att samtal var den största störande faktorn. Det visade sig också att bullret upplevdes mindre störande i kontorslandskap där akustiken var väl genomförd. På de kontor som ingick i undersökningen och som hade fungerande akustik, klagade mindre än 20 procent av de anställda på buller.
När akustiken fungerar som den ska hörs tal på fem meters avstånd. Då kan man föra ett normalt samtal utan att störa den övriga kontorsgemenskapen, till skillnad från miljöer där det går att urskilja tal på 20 meters avstånd.
I barnens utelekar kan det ibland hända att man hör ett bedjande rop: ”Vi vill ha en ny uppdelning!” Personalen på ett kontorslandskap kan ibland ha samma önskan. Men hur bra tanken om en nystart än känns är det inte alltid möjligt – eller ens nödvändigt.
Först och främst är det bra att stanna upp och reflektera över om den befintliga lokalen kan utvecklas så att den bättre motsvarar de anställdas behov och arbetsprocesser.
Det är bra att ha företagets strategi och mål samt de anställdas arbetsuppgifter som utgångspunkt för planeringen av kontoret. Ekonomiförvaltningen och säljteamet har ofta helt olika behov och önskemål. Ett avskilt rum kan vara den bästa omgivningen för vissa arbetsuppgifter, medan en öppen lokal kan vara det bästa alternativet i andra sammanhang.
Naturligtvis finns det även medarbetare med varierande arbetsuppgifter och behov. Samtidigt förändras arbetslivet konstant och blir mobilare, vilket minskar behovet av individuella arbetsbord. Lokalen kanske till och med kan delas upp i olika områden, där vissa zoner är reserverade för uppgifter som kräver koncentration och andra för uppgifter som kräver kommunikation.
De anställda kan fritt välja den plats som bäst lämpar sig för den aktuella arbetsuppgiften. Det kan till exempel finnas skrivbord framför ett stort panoramafönster för den som vill få inspiration, en lounge för informella möten eller mötesrum för djupare diskussioner.
Så kan vardagen se ut på ett aktivitetsbaserat kontor. Precis som namnet säger har ett aktivitetsbaserat kontor olika zoner för olika situationer och behov.
Allra bäst stödjer kontoret de anställdas behov och processer när ljudisoleringen och akustiken fungerar, men det finns också behov av ”rum i rummet”. Mobila rum, minimötesrum och telefonhytter är exempel på flexibla lösningar som bidrar till att lugna ner kontorsmiljön. Det är ett snabbt och enkelt sätt att förbättra arbetsförhållandena i vilket kontorslandskap som helst, utan att behöva bygga om och renovera.
Till exempel erbjuder en telefonhytt avskildhet för telefonsamtal, ett minimötesrum ett lugnt rum för möten mellan några personer och ett videomötesrum en bra omgivning för möten på distans. Rummen möjliggör telefonsamtal, möten och samtal utan att störa kollegorna i kontorslandskapet.
En välplanerad inredning och fungerande akustik garanterar inte att det aktivitetsbaserade kontoret är trivsamt och praktiskt. Man måste också försäkra sig om att internetuppkopplingen fungerar överallt på hela kontoret. Om uppkopplingen är dålig kommer ingen att använda rummen som är avsedda för tyst arbete.
Minst lika viktigt är det att vara medveten om att det i slutändan alltid är personalen som avgör hur bra kontoret fungerar. Vi rekommenderar därför alltid att tillsammans ta fram tydliga spelregler på kontoret, och att personalens behov står i centrum för planeringen. En kontorsmiljö som stödjer arbetstagarnas processer är en bra referensram för att vidareutveckla trivseln och produktiviteten på arbetsplatsen. För att uppnå detta lönar det sig att planera kontoret så att det anpassar sig efter användarnas behov – och inte tvärtom.