Skapa spelregler på kontoret – en genväg till effektivare arbete och ökad trivsel

De flesta av oss vill arbeta i en omgivning där vi kan fokusera på våra uppgifter och få arbetet gjort. De flesta av oss önskar säkert våra kollegor samma möjlighet.

När telefonen plötsligt ringer – eller du själv måste ringa ett samtal – blir det genast svårare att uppnå målen ovan.

För många är det nödvändigt och en viktig del av arbetet att tala i telefon, även om det stör kollegornas arbetsro. Ju öppnare kontorslandskap, desto större är risken att bli distraherad. En negativ samtalston och hög röstvolym förstärker effekten ytterligare.

För att bevara trivseln och arbetsron är det bra att tillsammans komma överens om vilka regler som gäller på kontoret. Får telefonsamtal tas i kontorslandskapet vid det egna skrivbordet? Eller är det bättre att gå till en telefonhytt, ett mötesrum eller någon annan plats, som är mindre känslig för störande ljud, till exempel receptionen?

På grund av avbrott förloras en månads arbetseffektivitet per år – per anställd!

Om du blir avbruten eller distraherad tar det cirka 15–20 minuter innan koncentrationen nått samma nivå som före avbrottet. Telefonsamtal är inte det enda som potentiellt kan störa koncentrationen – likväl kan ljud från skrivaren, högljudd ventilation, starka dofter eller kollegornas rörelser i synfältet få en medarbetare att tappa koncentrationen. Det är individuellt hur var och en upplever distraktioner. Olika personer kan uppleva samma omgivning och förhållanden mycket olika.

Summan av kardemumman: om medarbetarna är distraherade och inte kan koncentrera sig, har det en direkt inverkan på effektiviteten och därmed också på produktiviteten i arbetet.

Om vi räknar ihop avbrotten med den tid det tar att återfå samma nivå av koncentration som före avbrottet, landar vi på minst 36 minuter förlorad arbetstid eller arbetstid med låg effektivitet – per dag, per anställd. Det innebär tre timmar i veckan och tolv timmar per månad. Nästan en hel månad per år och medarbetare.

Öka trivseln i kontorslandskapet

En fungerande kontorsmiljö förutsätter att arbetslokalerna planeras så att de tillgodoser medarbetarnas behov – såväl olika typer av arbetsuppgifter som generella och individuella behov. Ett helhetsgrepp om planeringen tar fasta på faktorer som akustik, placering av skrivbord, visuella distraktioner och spelregler på kontoret.

Dessutom är det bra att komma ihåg att öppna kontorslandskap inte lämpar sig för alla arbetsuppgifter. En del arbetsmoment förutsätter oavbruten koncentration, medan andra uppgifter kräver avskildhet på grund av sekretess.

På en modern arbetsplats är det också viktigt att kontinuerligt göra förbättringar och följa upp att alla verkligen följer samma gemensamma spelregler.

Enkla spelregler som alla på kontoret kan följa

De bästa reglerna är enkla, logiska och naturliga att följa. Det är svårt att nå samsyn med regler som påminner om knepiga trafiksituationer eller undantag i lagsporter.

Ju mer komplicerade reglerna är, desto oftare kringgås de med hänvisning till brist på tid.

Utgå från identifierade problem och skapa enkla regler i punktform – till exempel:

• Samtala inte över skärmarna, gå i stället fram till din kollega.
• Vid längre samtal, gå till ett avskilt rum.
• Stäng av ljudet på mobilen (och andra enheter) och undvik vibrationer på skrivbordet genom att alltid ta med dig telefonen när du går från din plats.
• Använd en telefonhytt eller ett samtalsrum när du behöver tala i telefon.
• Tysta rum och telefonhytter får inte bokas på förhand.

Om det inte finns tillräckligt många platser för tyst arbete på kontoret kan man i stället komma överens om bestämda tysta perioder under dagen. Alla vet vad som gäller, och övriga tider söker de som behöver avskildhet sig till tysta rum.