Skapa spelregler på kontoret – ett enkel väg till effektivare arbete och ökad trivsel

Alla anställda vill arbeta i en omgivning där de kan fokusera på sitt arbete, lösa sina uppgifter och få arbetet gjort. Alla önskar säkert sina kollegor samma möjlighet.

När telefonen ringer – eller man måste ringa – blir det svårt att uppnå målen ovan.

För många är det nödvändigt, en del av arbetet, att även tala i telefon, även om det stör kollegornas arbetsro. Ju öppnare arbetsmiljö, desto större risk att man blir distraherad. Samtalston och röstvolym förstärker effekten.

För att bevara trivseln och arbetsron, krävs att man gemensamt kommer överens om hur dessa uppgifter som hör till vardagen till sköts. Kanske anser man att telefonsamtal kan ske i öppna arbetsytor, vid det egna skrivbordet, eller att man bör gå till en telefonhytt , ett mötesrum eller ett område mindre känsligt för störande ljud, tex receptionen.

Man förlorar en månads arbetseffektivitet per år på grund av avbrott – per anställd!

Om medarbetaren emellertid av en eller annan orsak blir distraherad, tar det cirka 15–20 minuter innan koncentrationen åter är på samma nivå som före avbrottet. Telefonsamtal är naturligtvis inte de enda faktorer som potentiellt stör koncentrationen – likväl kan ljud från skrivaren, högljudd ventilation, starka dofter eller kollegernas rörelser i synfältet få många att tappa koncentrationen. Det är också individuellt hur man upplever störande faktorer. Olika människor upplever samma omgivning och dess förhållanden mycket olika.

I vilket fall, om man inte kan koncentrera sig i arbetsmiljön och om medarbetarna är distraherade, har detta en direkt inverkan på effektiviteten och därmed även på produktiviteten i arbetet.

Omvandlar vi avbrotten i kombination med tiden för att återhämta sig från tapp i koncentration, i förlorad arbetstid – eller arbetstid med låg effektivitet – utgör denna tid minst 36 minuter per dag och anställd. Det innebär tre timmar i veckan tolv timmar per månad. Nästan en månad per år och medarbetare.

Få ordning på arbetsmiljön

Centralt för en fungerande arbetsmiljö är att arbetslokalerna planeras så att de tillgodoser medarbetarnas behov utifrån arbetsuppgifter men även generella och individuella speciella behov måste tillgodoses. Ett helhetsgrepp tar fasta på faktorer som akustik, placering av skrivbord, perspektiv utifrån undvikande av visuella distraktioner och våra överenskomna regler på arbetsplatsen

Dessutom ska man vara lyhörd för att öppna arbetsmiljöer inte lämpar sig för alla arbetsuppgifter. Många arbetsmoment kräver oavbruten koncentration. Andra uppgifter förutsätter avskildhet för krav på tex konfidentialitet.

På en modern arbetsplats är det allt viktigare att göra löpande förbättringar och att man verkligen följer gemensamma spelregler.

Enkla spelregler som alla kan följa på kontoret

De bästa reglerna är enkla, logiska och sådana som är naturliga att följa. Det blir svårt att nå samsyn med regler som knepiga trafiksituationer eller undantag i lagsporter.

Ju mer komplicerade regler, desto oftare börjar man kringgå dem med hänvisning till brist på tid.

Utgå från kända problem i arbetsmiljön och skapa enkla regler i punktform som detta exempel:

  • man samtalar inte över skärmarna, samtal med kollegan på nra håll – vid längre samtal, gå till ett avskilt tyst rum.
  • stäng av ljudet på telefonen (och andra enheter) undvik vibrationer på skrivbordet genom att alltid ta med telefonen från din plats
  • Om möjligt hitta en telefonhytt eller samtalsrum för att prata i telefon
  • Säkra tillgänglighet av telefonhytter och avskilda tysta rum – Ej bokningsbara – smart placerade  och tillräckligt antal.

Ett multifunktionellt eller aktivitetsbaserat kontor innehåller inte alltid tillräckligt med ytor eller områden för tyst arbete. Då kan man bestämma vilka tider under dagen som ska vara tysta perioder och få ökad effektivitet och ändå tillåta nödvändiga samtal. Alla vet vad som gäller och övriga tider söker de som behöver avskildhet för arbetsro sig till tysta rum.

Telefonhytter och avskilda tysta samtalsrum förbättrar arbetsron på kontoret

Module gör det möjligt att lyckas i en modern arbetsmiljö. Vi skapar lokaler för effektivt arbete, samarbete och koncentration genom att förena finländsk design, tekniskt kunnande och flera decenniers erfarenhet av att skapa arbetsmiljöer.

NYHETER

Skapa spelregler på kontoret – ett enkel väg till effektivare arbete och ökad trivsel

De bästa reglerna är enkla, logiska och sådana som är naturliga att följa.

Att utföra krävande kunskapsarbete i en bullrig miljö sänker effektiviteten och trivseln

Bristfällig koncentration sänker arbetseffektiviteten

Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka

Vid jämförelse av slutna rum lönar det sig att lägga den största vikten vid ljudisolering.

Ett smart aktivitetsbaserat kontor sparar utrymme och pengar

Ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder varje anställd varje dag en plats där de arbetar som svarar mot deras behov.