Kunskapsarbete förutsätter arbetsro – oljud och buller minskar effektiviteten och trivseln

Buller och oljud är en naturlig del av vardagen på arbetsplatser med fysiska arbetsmoment. När det gäller kunskapsarbete som kräver koncentration är det precis tvärtom.

Koncentrationen störs om kollegorna för samtal inom hörhåll. Det spelar ingen roll vad som diskuteras – när vi hör tal är det naturligt att vi blir nyfikna.

Bristfällig koncentration sänker arbetseffektiviteten

Samtal är inte den enda distraktionen i kontorslandskap. Koncentrationen kan också störas av andra ljud: renoveringsljud, fotsteg, ringsignaler, det prasslande omslagspappret på kollegans proteinbar… Det är individuellt vad varje medarbetare störs av. Vissa kan koncentrera sig i högljutt buller, medan andra kräver att det är alldeles tyst.

Det är speciellt svårt att utföra arbetsuppgifter som kräver en hög nivå av koncentration i aktivitetsbaserade kontor, flexkontor och kontorslandskap. Orsaken är uppenbar: i öppna lokaler rör sig ljudet fritt och kan höras på långt håll.

Avbrott försämrar arbetseffektiviteten och minskar trivseln

Forskning har visat att det tar cirka 15 minuter att återfå samma nivå av koncentration efter ett avbrott. Efter bara fyra avbrott har en timme effektiv arbetstid gått förlorad.

Fyra avbrott per dag är rätt lite. Hur många gånger per dag får inte en upptagen medarbetare höra: ”Hej, jag har en snabb fråga – kan du hjälpa mig?” Och hur många gånger avbryter inte ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande tankeflödet? Det förekommer förvånansvärt många avbrott under en helt vanlig arbetsdag.

Förutom lägre effektivitet påverkar distraktionerna även medarbetarens trivsel på arbetsplatsen. Det är otillfredsställande att inte bli färdig med sina uppgifter. Kanske känner sig medarbetarna tvungna att jobba kvällar och helger. Pressen ökar och arbetet känns mer belastande än det egentligen skulle behöva vara.

I värsta fall söker sig medarbetaren vidare till en bättre arbetsmiljö i form av ett nytt jobb. En arbetsplats som inte anpassats för högpresterande kunskapsarbete medför höga kostnader i form av bristande arbetseffektivitet och missnöjd personal, som i värsta fall väljer att byta jobb.

Hyresgäster uppskattar anpassningsbara lokaler med hög arbetsro

I praktiken har företaget två alternativ: att hitta en ny lokal som lämpar sig bättre för verksamheten eller att försöka utveckla den nuvarande lokalen. Hyresvärdar gör klokt i att utreda vilka behov deras nuvarande och potentiella hyresgäster har och hur väl lokalerna uppfyller deras önskemål.

I en idealsituation kan lokalerna skräddarsys enligt behov. A och O är att det finns tillräckligt många tysta zoner och rum. I de tysta zonerna är möjligheten att kunna koncentrera sig är det allra viktigaste; ljudet på mobilen är avstängt och det är inte tillåtet att ringa telefonsamtal eller störa andra som arbetar i den tysta zonen.

När det finns tillräckligt många tysta zoner och medarbetarna vet vad som gäller, minskar såväl störande buller som de olägenheter bullret medför.

Utöver tysta zoner behövs även zoner för kreativt arbete och grupparbete. Lämpliga platser är till exempel mötesrum, samtalshörnor eller en öppen yta, där det är tillåtet att diskutera och brainstorma.

Från kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor

Aktivitetsbaserade kontor och flexkontor har ökat i popularitet under de senaste åren. Vid första anblick påminner de om kontorslandskap, men i praktiken är skillnaden stor: i ett kontorslandskap samlas olika verksamheter på en och samma plats, medan ett aktivitetsbaserat kontor har olika zoner för olika typer av uppgifter. På ett flexkontor saknar medarbetarna helt och hållet fasta arbetsplatser.

En flexibel och öppen lokal som enkelt kan anpassas är det optimala. Med hjälp av olika smarta lösningar kan kontorsytan delas upp i olika zoner. Ett exempel på detta är mobila rum som kan flyttas runt på kontoret och kompletteras enligt företagets och de anställdas behov.

Alla Module Solutions rum och bås är enkla att flytta, montera och lagra vid behov. Det betyder att kontoret enkelt kan skräddarsys för varje hyresgäst, så att det finns tillräckligt många telefonhytter, samtalsrum och arbetsrum.