STÖRANDE OLJUD, AVBROTT I KONCENTRATIONEN, IRRITATION – LÅTER DET BEKANT?

Du arbetar med en brådskande skrivuppgift och klockan tickar.

Koncentrationen avbryts med jämna mellanrum. Medarbetarnas diskussioner och deras rörelser som du ser i ögonvrån avbryter tankegången.

När du väntar på att få ro börjar du surfa på nyhetssidor och sociala medier samtidigt som du med ett halvt öra lyssnar till den närmaste medarbetarens telefonsamtal i ett distansmöte.

Du blir nervös och får inte ihop något. Inte ens hörlurar och musik för att förbättra koncentrationen lugnar dig när huvudet är fyllt med oljud.

ENSKILDA RUM AVSEDDA FÖR KONCENTRATION ELLER DISKUSSION GER ARBETSRO PÅ KONTORET OCH FÖRBÄTTRAR ARBETSEFFEKTIVITETEN

Kroppen undviker stressreaktioner och det är lättare att upprätthålla koncentrationen om arbetsmiljön erbjuder förutsättningar för effektivt arbete. Enskilda rum som finns nära till hands är en enkel och kostnadseffektiv lösning för bättre arbetsförhållanden.

Det är förstås också viktigt var de enskilda rummen placeras i arbetsmiljön. Den bästa lösningen är att det finns tillräckligt många enskilda rum i förhållande till behovet och att de har placerats i närheten av arbetsborden. När rummen är snabbt och lätt tillgängliga används de på ett enkelt, naturligt och effektivt sätt.

Tillgång till en miljö som stödjer koncentrationskrävande arbetsuppgifter samt en egen miljö för högljudda telefonsamtal och distansmöten, förbättrar arbetsron på hela kontoret.

VÄLJ ENSKILDA RUM ENLIGT ANVÄNDARNAS BEHOV

När det i arbetsmiljön finns en lämplig plats för varje arbetsuppgift är arbetet effektivt, motiverande och smidigt.

Arbetsuppgifter som kräver självständigt arbete behöver en miljö som man kan koncentrera sig i. Rum som är avsedda för samarbete uppmuntrar däremot till diskussion, idéer och kreativitet – det är ju det som rummet är avsett för. I ett öppet kontor där man utför både individuellt arbete och kommunicerar med medarbetarna samt eventuellt deltar i distansmöten, är förhållandena sällan optimala för arbete som kräver intensiv koncentration.

Ett enskilt rum är ett enkelt och snabbt sätt att förbättra arbetsron. Valet av rum ska göras utifrån användarnas behov. Behoven kan till exempel vara ett enskilt rum för telefonsamtal, en lugn miljö för individuellt arbete eller en plats för kortare möten.

I alla dessa exempel erbjuder ett enskilt rum förutom förutsättningar för effektivt arbete, telefonsamtal, lugna möten eller distansmöten även en förbättring i arbetsron utanför det enskilda rummet.

När rummet placeras optimalt i arbetsmiljön kan det användas på flera olika sätt. En telefonhytt, ett tyst rum eller ett diskussionsrum lugnar den gemensamma arbetslokalen genom att erbjuda en särskild plats för arbete som eventuellt stör de andra medarbetarna.

SOLO

För individuellt arbete: t.ex. en telefonhytt eller rum för distansmöten.

DUO

Rum för 1–2 personer: t.ex. tyst rum, diskussionsrum eller rum för distansmöten.

TEAM

Rum för 1–4 personer: t.ex. tyst arbetsrum, mötesrum, rum för distansmöten med flera deltagare eller vilorum.

ETT RÄTT PLACERAT ENSKILT RUM ÖKAR ARBETSMOTIVATIONEN OCH EFFEKTIVITEN SAMT FÖRBÄTTRAR RESULTATEN

För att svara på medarbetarnas akuta behov av lokaler ska enskilda rum placeras i arbetsmiljön så att man lätt och smidigt kan nå dem från det egna arbetsbordet. Det optimala är att medarbetaren till exempel när telefonen ringer med en snabb blick kan kontrollera om det enskilda rummet är ledigt. Om telefonhytten ligger nära intill och är ledig kan man ta samtalet där utan att störa arbetsron för de övriga medarbetarna.

Ett tillräckligt antal enskilda rum och en lämplig placering av dem kan också minska extra spring på kontoret. Att irra runt i korridorerna och i närheten när andra jobbar skapar också en orolig stämning. När rum för till exempel distansmöten och telefonsamtal finns nära till hands minskar behovet av att ränna runt på kontoret och tidsanvändningen effektiveras.

Distansmöten sparar flera timmar effektiv arbetstid varje vecka till exempel när man inte behöver lämna kontoret för att göra ett kundbesök. Tiden som tidigare gick till resor kan läggas på fler möten – men en förutsättning för framgångsrika distansmöten är att lokaler som stödjer dem finns på kontoret.

FLEXIBELT ARBETSLIV – FLEXIBLA ARBETSLOKALER

Ett öppet kontorslandskap behöver inte vara som en högljudd hall där medarbetarna sitter sida vid sida med hörlurar. Både stora och små arbetsmiljöer kan vanligtvis delas upp i olika zoner med egna användningssyften. Enskilda rum har en central roll i funktionen av ett aktivitetsbaserat kontor.

Zonerna kan bestå till exempel av ett område för tyst arbete, ett för grupparbete samt ett öppet område.

I ett område avsett för tyst individuellt arbete fungerar ett enskilt rum till exempel som en telefonhytt: när telefonen ringer (eller snarare vibrerar i ett tyst område) kan medarbetaren förflytta sig till telefonhytten och ta samtalet där. I ett område avsett för grupparbete eller i en öppen arbetslokal kan ett enskilt rum fungera till exempel som ett diskussionsrum där snabb- eller distansmöten kan hållas i lugn och ro utan att störa de övriga medarbetarna.

I en öppen arbetslokal eller ett litet kontor kan enskilda rum fungera som lugna oaser som gör att man kan koncentrera sig på individuellt arbete. Å andra sidan kan lugnet i en gemensam arbetszon bevaras även genom att komma överens om att diskussioner, telefonsamtal och övriga störande och högljudda arbetsuppgifter sköts i de enskilda rummen.

Ett ljudisolerat enskilt rum med behaglig belysning och effektiv ventilation kan användas för flera olika ändamål – särskilt om det kan möbleras fritt enligt användningsbehoven.

STÖD KONCENTRATIONEN OCH SAMARBETET MED ENSKILDA RUM

Enligt undersökningar tar det i genomsnitt 15–20 minuter för medarbetare att återfå koncentrationen till den tidigare nivån. När arbetet störs upprepade gånger förlorar man många effektiva arbetstimmar på grund av koncentrationssvårigheter.

Koncentrationsförmågan förbättras inte genom tvång utan genom att lugna arbetsmiljön och erbjuda medarbetarna förutsättningar som stödjer framgångsrikt arbete.

Genom att utrusta arbetsmiljön med en tillräcklig mängd ljudisolerade enskilda rum och placera dem lättillgängligt förbättrar du arbetsron i hela arbetsmiljön – såväl i de enskilda rummen som utanför dem.