PLANERA ETT FUNGERANDE AKTIVITETSBASERAT KONTOR

1. Ett aktivitetsbaserat kontor som stöd för modernt och flexibelt arbete
2. Skillnaderana mellan ett öppet kontor och ett aktivitetsbaserat kontor
3. Hur övergår man till att använda ett aktivitetsbaserat kontor?
4. Planeringstips för ett aktivitetsbaserat kontor
5. Ladda ner en gratis guide för placering av enskilda rum

1. Ett aktivitetsbaserat kontor som stöd för modernt och flexibelt arbete

Gamla fördomar om distansarbete och mobilt arbete har brutits ner. Nu vet man att det är bäst att jobba där det är enklast och mest effektivt.

Tack vare digitala lösningar kan allt fler kontorsarbetare numera arbeta oberoende av tid och plats. I dagens arbetsliv är det resultatet som räknas, inte den tid som tillbringas på arbetsplatsen.

Flexibilitet gör arbetet ofta mer effektivt. I och med möjligheterna till distansarbete kan man spara den tid som går åt till resor till och från arbetet för själva arbetet eller för uppiggande fritidsaktiviteter. Det samma gäller t.ex. möten: ett möte på två timmar tar två timmar endast när det ordnas på distans. Att fysiskt komma till mötet stjäl extra tid från varje deltagares dag som är bort från annat arbete.

Få människor arbetar effektivt på en och samma plats varje timme, dag ut och dag in. En förutsättning för flexibelt arbete är förtroende för medarbetarna och för att de känner sina egna arbetssätt bäst. Samtidigt vill man bevara kontakten och samvaron med kollegorna och uppmuntrar allt mer till samarbete. Betydelsen av kommunikation i dagens arbetsliv klarnar för många först via praktiska erfarenheter.

Ett aktivitetsbaserat kontor är en arbetsmiljö som erbjuder en möjlighet till att byta arbetssätt och -plats enligt behov. Övergången från ett öppet kontor till ett aktivitetsbaserat kontor kräver ofta också en förändring i arbetskulturen. När lokalernas användare får medverka i processen ända från första början kan förändringen från ett öppet till ett aktivitetsbaserat kontor samtidigt användas som ett led i en större kulturförändring på arbetsplatsen.

2. Skillnaderna mellan ett öppet kontor och ett aktivitetsbaserat kontor

• Arbetsplatser: Medarbetarna i ett aktivitetsbaserat saknar fasta namngivna platser. Var man arbetar varierar enligt arbetsuppgiftens karaktär: skrivuppgifter utförs i ett tyst rum och den gemensamma brainstormingen i områden som tillåter diskussion. En medarbetare kan under arbetsdagen sitta på många olika platser. Dagliga rutinmässiga arbeten utförs ofta i en öppen arbetslokal. För möten och arbetsuppgifter som kräver koncentration förflyttar man sig till enskilda rum, mötesrum eller tysta rum.
  
  
• Arbetsro: Den största utmaningen med öppna kontorslandskap är bristen på arbetsro. Ett aktivitetsbaserat kontor har särskilda platser som planerats för uppgifter som kräver koncentration. Ett tyst område där samtal inte är tillåtna och där telefonerna är på ljudlöst införs ofta i ett aktivitetsbaserat kontor. Medarbetarna ska ha ett tillräckligt antal enskilda rum till sitt förfogande, t.ex. telefonhytter och mötesrum dit arbetsuppgifter som stör andra kan förflyttas snabbt vid behov. Utöver detta behövs tydliga regler och anvisningar som gäller användningen av de olika utrymmena.
  
  
• Interaktion: Ett aktivitetsbaserat kontor har en planlösning som uppmuntrar till kommunikation och samarbete på avsedda platser. I arbetsområden som är öppna och avsedda för grupparbete är det tillåtet att röra sig fritt och prata. I en gemensam arbetsmiljö behövs också interaktionsregler: medarbetarna ska tydligt kommunicera om de inte är tillgängliga. Här kan olika områden eller regler vara till hjälp. Det är ofta tillåtet att prata i öppna områden, men lokalerna omfattar också enskilda rum för telefonsamtal och möten. Byte av arbetsplats och mobilt arbete ger också upphov till slumpmässiga möten som möjliggör utbyte av information och idéer mellan medarbetare som normalt arbetar på olika avdelningar.
  
  
• Möten: I ett aktivitetsbaserat kontor behöver medarbetarna inte alltid reservera ett rum på förhand och stänga in sig i ett separat mötesrum: material och utrymmen för gemensamt arbete hittas lätt runtomkring kontoret. Att hålla möten i ett aktivitetsbaserat kontor är mera flexibelt och det är lätt att hitta en tid och plats för samtal. På kontoret finns områden som är avsedda för grupparbete och som innehåller verktyg för gemensamt arbete. Diskussioner med flera deltagare kan vid behov förflyttas också till ett enskilt rum.
  
  
• Konfidentialitet: I ett öppet kontorslandskap kan det vara svårt att hitta en plats för konfidentiella diskussioner eller telefonsamtal. Olika skärmar delar lokalerna effektivt men ger ingen konfidentialitet. Många pratar i telefon eller håller videomöten som stör andra, även om en skärm endast fungerar som insynsskydd – inte som ljudisolering. I ett välplanerat aktivitetsbaserat kontor finns tillräckligt med ljudisolerade enskilda rum där det är möjligt att föra konfidentiella diskussioner vid behov. Arbetsuppgifter som dessutom kräver konfidentialitet och dataskydd, såsom merparten av ekonomiförvaltningens uppgifter, behöver privata utrymmen.
  
  
• Effektivitet: Arbetet blir mera effektivt när koncentrationen inte avbryts hela tiden. Enligt undersökningar upplever medarbetare som flyttar över från ett öppet kontor till ett aktivitetsbaserat kontor att arbetseffektiviteten ökar betydligt, rentav med tiotals procent. Tidsanvändningen effektiviseras och resultaten håller högre kvalitet när arbetet inte avbryts och arbetsmiljön är rätt utformad.

3. Hur övergår man till att använda ett aktivitetsbaserat kontor?

1. Definera orsakerna och målen för byte till ett aktivitetsbaserat kontor.

Vilka problem vill man lösa genom att byta till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö? Vilka är utmaningarna – bristen på koncentration eller behovet av kreativa lokaler som tillåter samtal? Vilka mål vill man uppnå med bytet?

2. Tillsätt ett lokalteam.

Inkludera användarna ända från första början. Teamet ska helst inkludera både dagliga lokalanvändare och mobila personer som befinner sig på kontoret i genomsnitt endast under en del av arbetsdagen. Grundandet av teamet inleder en förändringsstyrning: när användarna erbjuds en möjlighet till att delta redan vid planeringsskedet minskar förändringsmotståndet.

3. Vilka använder lokalerna och på vilket sätt?

Teamets uppgift är att ta fram användarprofiler och identifiera olika sätt att använda kontorslokaler. Teamet fastställer tillsammans de arbetssätt som det aktivitetsbaserade kontoret stödjer. Varje aktivitetsbaserat kontor är unikt och därför varierar till exempel antalet tysta rum, enskilda rum och mötesrum.

Samtidigt fastställs vilken slags interaktion man vill stödja med hjälp av lokalerna. Exempelvis storleken på olika arbetsområden berättar mycket om arbetsmiljön i första hand ska uppmuntra till samtal eller är avsedd för effektivt individuellt arbete. I kartläggningen är det viktigt att beakta också den virtuella arbetsmiljön och utveckla den jämsides med den fysiska arbetsmiljön.

4. Beakta organisationskulturen i utvecklingen av arbetsmiljön.

Arbetsmiljön berättar mycket om företaget och kulturen. Kulturen och arbetsmiljön utvecklas ofta parallellt. Vilken kultur avspeglar de nuvarande kontorslokalerna och vilken bild vill man att det aktivitetsbaserade kontoret ska ge? Vilka faktorer värdesätter medarbetarna i den fysiska miljön? Hur kan ett aktivitetsbaserat kontor stödja utvecklingen av arbetskulturen i önskad riktning?

5. Kommunicera och inkludera.

Ju bättre förändringen kommuniceras till lokalernas användare, desto smidigare sker införandet av de nya lokalerna. Det är en bra idé att ge användarna en möjlighet att kommentera de nya planerna och t.ex. testa enskilda rum på förhand.

Regler och anvisningar hjälper medarbetarna att vänja sig vid den nya arbetsmiljön. Ett aktivitetsbaserat kontor fungerar optimalt endast när alla förstår syftet med de olika utrymmena och aktivt styr sitt eget arbete.

Lokalerna ska kontinuerligt anpassa efter behoven. Kom alltså ihåg att regelbundet samla in respons och utvecklingsförslag.

4. Planeringstips för ett aktivitetsbaserat kontor

• Skärmar och mobila väggar – Med hjälp av skärmar kan man skapa visuellt lugna områden och ta bort visuella stimuli. Förändringsflexibla systemväggar är däremot en lösning när man vill ha ljudisolerande väggar som samtidigt möjliggör en lätt och snabb utveckling av lokalerna också i framtiden.
  
  
• Enskilda rum – Enskilda rum ska vara lättillgängliga från alla delar av kontoret så att arbete som eventuellt stör andra eller som omfattar konfidentiella uppgifter kan utföras i en miljö som är avsedd för dem. Det är viktigt att placera telefonhytter särskilt i tysta områden, men också runtom på kontoret så att det alltid är lätta att hitta en plats för förtroliga telefonsamtal. Samtalsrum och rum som är avsedda för koncentration placeras däremot i områden avsedda för grupparbete och i öppna arbetslokaler. Säkerställ att det finns tillräckligt med enskilda rum som kan användas flexibelt.
  
  
• Inredning och placering – Definiera gångytornas läge tydligt och logiskt. Instruera medarbetarna i att gå längs med vissa gångytor och att undvika att gå t.ex. längs med arbetsplatser avsedda för koncentration. Det är smart att använda tydliga skyltar för guidning till telefonhytterna och toaletterna. Placera enskilda rum så att man från arbetsplatserna kan se om rummet är upptaget eller ledigt. En välplanerad arbetsmiljö där man kan röra sig smidigt förebygger onödiga störningar i de gemensamma arbetslokalerna.
  
  
• Mötesplatser – Definiera tydligt också syftet med platser som är avsedda för möten. Inredningen kan bidra till att skapa särskilda platser för samtal och för tystnad. Om man vill placera t.ex. soffor eller hängmattor för vila på kontoret, bör de inte placeras på den mest högljudda platsen i fikarummet.
  
  
• Regler – Regler kan användas för att styra användningen av olika områden och lokaler. Kommunicera alltså tydligt användningssyftet för lokalerna och gör upp anvisningar till användarna.
  
  
• Kontorskartor och kommunikation om lokalernas användning – Olika bokningssystem kan också användas som hjälp för att kommunicera om olika områden och medarbetare är upptagna eller tillgängliga. Om en medarbetare inte vill bli avbruten, kan detta kommuniceras genom kalenderanteckningar eller gemensamt överenskomna handlingssätt. Det går även att använda kontorskartor och installera sensorer i olika områden. Med hjälp av dessa kan man på kartan enkelt se om det finns plats på arbetsområdet. Lösningen lämpar sig särskilt för stora kontor med flera våningar så medarbetarna slipper gå runt och leta. Syftet med enskilda rum är inte att de kan bokas på förhand utan de betjänar arbetsron bäst när de är tillgängliga vid behov.
  
  
• Kom också ihåg vilrummen – I en flexibel arbetsmiljö stirrar man inte alltför mycket på tiden. Det är viktigt att arbetsmiljön också uppmuntrar till återhämtning – en vilopaus i en lugn miljö förbättrar arbetseffektiviteten mer än surfande i sociala medier vid arbetsbordet. Skapa alltså ett utrymme också för pauser där man inte behöver tänka på arbetet och där hjärnan får vila. Exempelvis efter ett intensivt möte kan man behöva en plats för att andas ut och återhämta sig en stund före följande uppgift.