Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka!

Efter att kontorslandskap blev standardlösningen för kontorsinredning inleddes även diskussionen om vilka problem öppna kontor medför. Buller och oljud är de absolut största utmaningarna, men listan slutar inte där.

Förutom buller skapar lösningen också onödiga kostnader i form av ineffektiv arbetstid. Studier har visat att det tar cirka 15 minuter att återfå fokus efter ett avbrott.

Tänk efter. Hur många gånger blir du avbruten under en timme? En dag? En vecka? Ett år? När du tänker så här får du snabbt en bra bild av hur mycket effektiv arbetstid som går förlorad på grund av avbrott.

Att vi tappar koncentrationen så lätt är inte vårt fel. Det är en inbyggd egenskap och ett resultat av evolutionen.

När våra förfäder jagade och samlade mat på stenåldern, bearbetade deras undermedvetna ständigt saker de såg i ögonvrån och ljud de hörde. Det var nödvändigt för att de skulle hinna reagera och skydda sig om fara hotade. I det moderna arbetslivet är uppgifterna väldigt annorlunda jämfört med stenåldern, men våra inbyggda skyddsmekanismer hänger kvar. Hjärnans uråldriga varningssystem aktiveras till exempel av tal och ringsignaler i kontorslandskapet och renoveringsbuller utanför kontoret. I praktiken innebär det att arbetet konstant avbryts.

Från kontorslandskap till aktivitetsbaserat kontor

Idag inreds en stor del av alla nybyggda och renoverade kontorslokaler som aktivitetsbaserade kontor.

Syftet med ett aktivitetsbaserat kontor är att tackla kontorslandskapets problem genom att skapa olika zoner för olika användningssyften: grupparbetsrum för kreativt arbete, tysta rum för självständigt arbete, mötesrum för möten, samt tillräckligt många individuella arbetsplatser.

Tanken är att personalen väljer sin arbetsplats utifrån sin aktuella arbetsuppgift. Det finns tydliga spelregler för varje zon: var och när man får störa sina kollegor och var och när man inte får göra det, samt vilka andra regler som gäller för varje zon.

Det är viktigt att komma överens om spelreglerna för det aktivitetsbaserade kontoret i nära samarbete med personalen. För att säkra tillgången till tysta arbetsrum kan man till exempel komma överens om att rummen bara används när man behöver arbeta ostört. Om man är borta mer än en timme tar man med sig sina arbetsredskap och överlåter platsen till nästa användare.

En fungerande öppen lokal kräver tysta rum

Ett lyckat aktivitetsbaserat kontor kännetecknas av välplanerad inredning och gemensamma spelregler.

Ljuddämpning är också viktigt. För att arbetsron inte ska rasa som ett korthus, måste ljudisoleringen hålla i hela lokalen, också i kontorslandskapet.

Om arbetsförhållandena i kontorslandskapet inte möjliggör koncentration och arbetsro, kan behovet av koncentration bli starkare än de överenskomna spelreglerna. Det kan leda till att de tysta rummen börjar användas som personliga arbetsrum av en del medarbetare. Det kan i sin tur skapa friktion mellan medarbetarna.

Om det däremot går bra att arbeta i kontorslandskapet är chansen större att de gemensamma spelreglerna följs.

En annan förutsättning är att det finns tillräckligt många mötesrum, telefonhytter och andra ljudisolerade rum. Då följs spelreglerna nästan av sig själv: när en medarbetare behöver tala i telefon eller brainstorma med en kollega, går man till ett separat rum.

Sätt fokus på ljudisoleringen

Fokusera på ljudisoleringen när olika alternativ jämförs med varandra.

Det räcker inte med att sätta upp fyra väggar mitt i kontorslandskapet. Rummet behöver också ljudisoleras så att det verkligen möjliggör bättre arbetsro på kontoret. Lösningen behöver dessutom vara ljudsäker med tanke på diskreta diskussioner.

För att undvika onödiga missar lönar det sig att anlita en expert så tidigt som möjligt i planeringen – och att själv testa ljudisoleringen i de rum som övervägs.