Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka

Efter att kontorslandskap blev vanligare inleddes även diskussionen om problemen med dem. Man konstaterade att buller och de koncentrationssvårigheter som detta orsakar är den största, om än inte den enda utmaningen.

Förutom att vara störande är utmaningen också dyr. I undersökningar har det konstaterats att det tar cirka 15 minuter innan koncentrationen är på samma nivå som före avbrottet.

Hur många gånger avbryts din koncentration under en timme, en dag, en vecka, en månad eller ett år? När man tänker så här får man en bra bild av hur mycket effektiv arbetstid och därmed även produktivitet man förlorar på grund av avbrott.

Att vi tappar koncentrationen på grund av störande faktorer är inte vårt eget fel; det är en inbyggd egenskap och resultat av evolutionen.

När våra förfäder som för årtusenden sedan var samlare och jägare samlade mat, bearbetade deras undermedvetna ständigt saker de såg vid en sidoblick och ljud de hörde. Detta var nödvändigt för att de skulle kunna reagera och skydda sig då fara hotade.

I de moderna arbetsmiljöerna är uppgifterna väldigt annorlunda jämfört med stenåldern, men våra inbyggda skyddsmekanismer fungerar fortfarande. Till exempel aktiverar prat och telefonernas ringsignaler i kontorslandskap eller till exempel bullret vid en renovering av kontoret invid varningssystemet i många människors hjärnor, vilket avbryter arbetet.

Från kontorslandskap till aktivitetsbaserat kontor

Numera är en stor del av kontorslokaler som byggs eller renoveras aktivitetsbaserade kontor.

I aktivitetsbaserade kontorslandskap försöker man tackla identifierade utmaningar genom att skapa olika slags arbetsmiljöer som planerats för olika användningssyften: grupparbetsrum för team, tysta rum för självständigt arbete, mötesrum samt tillräckligt med datorbord.

Idén med ett aktivitetsbaserat kontor är att personalen väljer sin arbetslokal enligt kraven på den uppgift de utför. Det finns tydliga spelregler för användningen av varje zon – var och i vilka situationer får man störa sina kolleger och var och när får man inte göra det, samt vilka andra uppförande- och verksamhetsformer som hör till varje zon.

För att de tysta arbetsrummen ska vara tillgängliga kan man till exempel komma överens om att man endast använder dem när man behöver arbeta ostört. Om man behöver lämna rummet för en längre tid än en timme tar man med sig sina arbetsredskap och överlåter platsen till nästa användare.

Man gör klokt i att avtala om gemensamma spelregler för användningen av aktivitetsbaserade kontor i tätt samarbete med personalen.

En fungerande öppen lokal kräver tillgängliga tysta rum

Välplanerad rumsindelning och gemensamt överenskomna spelregler är kännetecknen för ett fungerande aktivitetsbaserat kontor.

Ljudkontroll är emellertid lika viktigt. Den ska fungera i alla lokaler, i annat fall kan nämligen arbetsron rasa som ett korthus som byggts på en sluttande yta.

Vikten av ljudkontroll framhävs särskilt i öppna arbetslokaler, och man kan med goda grunder säga att det är centralt för hela det aktivitetsbaserade kontoret att arbetsmiljön fungerar och är lättanvänd.

Om arbetsförhållandena i en öppen och tyst lokal skiljer sig från varandra som dag och natt, kan behovet att få koncentrera sig i lugn och ro bli starkare än de överenskomna spelreglerna, och man börjar ”boka” de tysta rummen som personliga arbetsrum. Detta kan skapa friktion mellan anställda.

Om det däremot är trevligt att arbeta i den öppna lokalen, används de rum och mötesrum som är avsedda för tyst arbete enligt användningssyftet och det man kommit överens om.

Man kan enkelt bidra till en fungerande öppen lokal genom att förse den med tillräckligt många ljudisolerade rum som är både lätt och snabbt tillgängliga, såsom telefonhytter, små mötesrum och andra behövliga minilokaler.

Då uppstår spelreglerna för den öppna lokalen av sig själva: när man har behovet att tala i telefon eller ordna ett snabbmöte med en kollega, gör man det i ett slutet rum.

Det lönar sig också att komma överens om att man använder slutna rum endast så länge man behöver. Då är de flexibelt tillgängliga för hela arbetsgemenskapen. När man behöver arbeta i tystnad i över en timme kan man gå till ett tyst rum.

Ljudisolering framför allt

Vid jämförelse av slutna rum lönar det sig att lägga den största vikten vid ljudisolering.

Det räcker inte med att man sätter upp fyra väggar mitt i kontorslokalen. Lokalen ska även ha effektiv ljudisolering så att den verkligen ger bättre arbetsro i den öppna lokalen.

Det lönar sig också att försäkra sig om att den telefonhytt eller det mötesrum man väljer släpper ljud varken ut eller in. Vid planering av lokallösningar gör man klokt i att ta med en expert i planeringen redan i tidigt skede – och naturligtvis även att själv testa ljudisoleringen i de minilokaler man jämför.

Vill du diskutera utvecklingen av din arbetsmiljön?

Hurdant slutet rum skulle passa på ditt kontor? Våra Module-experter hjälper dig med planeringen.

NYHETER

Skapa spelregler på kontoret – ett enkel väg till effektivare arbete och ökad trivsel

De bästa reglerna är enkla, logiska och sådana som är naturliga att följa.

Att utföra krävande kunskapsarbete i en bullrig miljö sänker effektiviteten och trivseln

Bristfällig koncentration sänker arbetseffektiviteten

Vill du öka produktiviteten i arbetet? Ge hjärnan utrymme att tänka

Vid jämförelse av slutna rum lönar det sig att lägga den största vikten vid ljudisolering.

Ett smart aktivitetsbaserat kontor sparar utrymme och pengar

Ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder varje anställd varje dag en plats där de arbetar som svarar mot deras behov.