A-LEHDET MODERNISERADE ARBETSMILJÖN MED MODULE-RUM

Mediebolaget A-lehdet Oy:s huvudkontor i Helsingfors stod klart 2003. Kontorets arbetslokaler bestod främst av kontorslandskap, där varje medarbetare hade en egen arbetsstation.

2019 startade A-lehdet projektet Moderna lokaler, en fortsättning på bolagets tidigare projekt Modernt arbete, där medarbetarnas arbetsredskap uppdaterades.

– Under projektet Modernt arbete framgick det att våra arbetslokaler inte längre var anpassade till moderna arbetssätt, säger A-lehdets produktionschef Markus Harjula.

Utöver moderniseringen av arbetslokalerna byggdes även en tillbyggnad på A-lehdets huvudkontor. I fastigheten fanns en stor ljusgård som delvis konverterades till kontor genom att bygga till ytterligare bjälklag och på så sätt utöka våningsytan.

PERSONALEN MEDVERKADE AKTIVT I UTVECKLINGEN AV ARBETSMILJÖN

Målet för A-lehdets projekt Moderna lokaler var att skapa en arbetsmiljö som stödjer användarnas behov. Därför var det självklart att personalen skulle medverka aktivt i planeringen ända från första början.

Projektet startades i samarbete med inredningsarkitektföretaget Kakadu Interior Architects, Helsingfors, och först utreddes hurdana arbetslokaler som bäst stödjer de olika arbetsmetoderna och behoven – hur en inspirerande och funktionell arbetsmiljö ser ut. Projektet inleddes med att intervjua ledningen och ordna en personalenkät.

– Resultaten analyserades noga och därefter ordnades intervjuer kring teman som lyftes fram i enkäten för att förstå orsakssambanden bakom dem. Sedan samlades arbetsgrupper med medarbetare från olika funktioner för att kommentera inredningsarkitekternas preliminära skisser i form av workshopar, säger Harjula om hur projektet Moderna lokaler framskred.

En del av workshoparna fokuserade på ett specifikt område, såsom pausrum, garderob eller projektrum, vilket gav personalen en chans att påverka projektets gång. Efter workshoparna var det dags att planera funktionaliteten. När ritningarna, planerna och lokalprogrammen var klara gick cheferna för varje funktion igenom lokalerna för sina funktioner.

FRÅN KONTORSLANDSKAP TILL AKTIVITETSBASERAT KONTOR – MODULES SAMTALSRUM GÖR ARBETET MER FLEXIBELT

Utredningsarbetet och den gemensamma planeringen resulterade i en aktivitetsbaserad kontorsplan, där medarbetarna inte har bestämda arbetsplatser. Arbetsmiljön omfattar dock ett typiskt öppet kontorslandskap för arbete, projektrum, mötesrum och tysta rum för uppgifter som kräver koncentration. Även personalmatsalen kan användas för arbete när ingen servering pågår. På somrarna har medarbetarna tillgång till möblerade utomhusområden.

Medarbetarna kan välja det lämpligaste stället för varje arbetsuppgift bland dessa olika arbetsrum.

Områdena är designade för olika uppgifter och inkluderar enskilda rum, där medarbetarna till exempel kan tala i telefon eller ha möten. Det finns totalt 29 enskilda samtals- och mötesrum på A-lehdets huvudkontor: 15 Module Solo-telefonrum, sex Module Team-rum och åtta Module Team XL-rum.

– När vi började genomföra projektet rekommenderade inredningsarkitekterna på Kakadu flyttbara mötesrum. Även personalen uttryckte en önskan om fungerande telefonrum och att det skulle finnas gott om enskilda rum. Kakadu gjorde ett preliminärt förslag på olika alternativ. Vår ambition var att så långt som möjligt prioritera finländska eller nordiska leverantörer, inhemska produkter var alltså ett viktigt kriterium för oss, säger Harjula.

MODULE-RUMMENS FORMSPRÅK PASSAR IN UTMÄRKT PÅ A-LEHDETS HUVUDKONTOR

När det blev aktuellt att välja ut de enskilda rummen på våren 2020 besökte Harjula fabriken i Nummela för att ta en titt på Module-rummen och blev övertygad av vad han såg.

– Designen matchar vårt kontor, till exempel de infällda gångjärnen och stabila dörrarna ger en känsla av hög kvalitet.

Module-rummen har vinklade väggar som ger rummen en identifierbar prägel. Förutom sitt eleganta utseende har de lutande väggarna också en funktionell betydelse. De påverkar hur ljud transporteras i rummet och skapar akustiskt behagliga förhållanden för att arbeta. Rummen har utformats med särskild uppmärksamhet på detaljer. Slutresultatet är stilrena och snygga enskilda rum.

A-lehdets Module Team- och Team XL-rum har möblerats som mötesrum. Valet av möbler påverkar stämningen i rummen, om de är avsedda som mötesrum eller ledigare samtalsrum.

– En del av rummen har barstolar och andra har skrivbord. Personalen efterfrågade också mer ledigt möblerade rum, därför finns det fåtöljer och soffbord i en del, säger Harjula.

DEN NYA ARBETSMILJÖN SER FRAM EMOT INFLYTTNING HÖSTEN 2021

Renoveringen av A-lehdets huvudkontor och tillbyggnaden slutfördes på våren 2021. På grund av den globala coronapandemin får lokalerna emellertid invänta sina brukare åtminstone fram till hösten.

Under pandemin har många medarbetare på olika företag hittat nya sätt att arbeta. Det är sannolikt att distansarbete blir vanligare framför som det nya normala jämfört med tiden före pandemin. Trots förändringen spelar arbetsmiljön en viktig roll även i framtiden.

– Distansarbetet är här för att stanna och ökar jämfört med läget före pandemin. Men det är uppenbart att människor vill ha kontakt med andra, träffa sina kollegor och arbetskompisar. Redan före coronapandemin var tanken att efter några månader i de nya lokalerna genomföra en medarbetarenkät för att få synpunkter om förändringen och utföra korrigeringar utifrån resultaten. Arbetslokaler är en ständig utvecklingsprocess, de blir aldrig klara. Företaget kan få fler medarbetare och situationer och behov kan förändras. En organisation måste även kunna göra ändringar i arbetslokalerna och arbetsmiljön för att genuint skapa mervärde och främja arbetshälsan och på så sätt öka arbetsmotivationen.