Förbättra arbetsron: Få ordning på tidshanteringen och arbetsmiljön

Det är svårt att återgå till arbetet efter upprepade avbrott. Störningar i omgivningen kan leda till prokrastinering, alltså att man hela tiden skjuter upp uppgifter. När det är svårt att koncentrera sig, känns det onödigt att ens försöka. Sölande under arbetsdagen är en form av självsabotage: man borde ta tag i arbetsuppgiften men i stället fördriver man tiden i fikarummet eller surfar i sociala medier tills det brinner i knutarna.

Saboterar du själv ditt arbete?

Sabotering av det egna arbetet leder enligt undersökningar lätt till en ond cirkel. Ju mer medarbetaren saboterar sitt arbete, desto svårare blir det att ta itu med arbetet följande gång. Enligt forskarna upplevs varje avbrott eller störning i arbetet som ett bevis på att man inte klarar av uppgiften.

Om arbetet avbryts av att tankarna irrar iväg tio gånger varje halvtimme, blir medarbetaren besviken på sig själv tio gånger. Det känns inte motiverande att börja jobba, om man varje gång förväntar sig en mindre besvikelse.

Stöd din koncentration med tidshanteringsmetoder

Om koncentrationen avbryts på grund av störningsmoment i arbetsmiljön och upprepade avbrott, förbättras inte koncentrationsförmågan av att man piskar sig själv. För många av oss är förmiddagen den mest produktiva tiden för koncentrationen: hjärnan är pigg och det är lättare att fördjupa sig i sitt arbete innan dagen fylls med umgänge. Koncentrationsförmågan kan förbättras genom att hitta de tekniker och scheman som passar dig själv och din egen naturliga rytm.

Enligt en teori gäller det att välja den viktigaste uppgiften för dagen och sköta den direkt på morgonen. “Eat the frog”-teorin bygger på känslan av att ha uppnått något: när man direkt på morgonen äter en groda, vad är det värsta som kan hända under resten av dagen? Detta hjälper också att uppfatta vilka uppgifter på arbetsschemat är genuint viktiga och värda dagens effektivaste timmar.

”Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

– Mark Twain

En annan enkel taktik är att försöka schemalägga likartade uppgifter och utföra dem efter varandra. Använd kalendern för att på förhand boka hela dagar för individuellt arbete och koncentration eller försök hålla möten vissa dagar eller till exempel alltid på eftermiddagar.

Det viktigaste är att avsätta vissa dagar för individuellt arbete under arbetsveckan och försöka så långt möjligt att själv gallra bort störande element från de här dagarna. Att dela upp tiden i sådana här Maker vs. Manager-dagar hjälper, om det är svårt att hitta tid för individuellt arbete.

Kommunikation och enskilda rum bidrar till att dra gränser

Samtal är ett av de vanligaste störande elementen i ett öppet kontorslandskap. Samtidigt är kommunikation väsentlig för arbetsron.

Spelreglerna på kontoret och en öppen kommunikation om vars och ens tidsscheman minskar onödiga avbrott. Det gäller att skapa regler för kommunikation, eftersom det i en öppen lokal är viktigt att noggrannare överväga t.ex. inledande av samtal. Många kontor har regler mot att avbryta en medarbetare som sitter i ett enskilt rum eller har hörlurar på sig. Att dela sin kalender med kollegorna och öppet uttrycka sitt behov av arbetsro bidrar till att minska extra avbrott.

En helt öppen kontorslokal uppfyller sällan behoven hos alla. En öppen lokal bör så långt möjligt ha olika zoner samt skärmar och enskilda rum för att dela upp utrymmet. För att uppnå arbetsro bör alla ha tillgång till lugn och ro, tystnad och visuellt lugna lokaler.

Arbetsro kräver inte alltid en renovering av kontorslokalerna – enskilda rum kan också snabbt lugna ner ett högljutt kontor. Beroende på behovet kan ett enskilt rum avses antingen för tyst arbete eller som diskussionsrum. Hur man än gör, så blir det lugnare på kontoret när olika slags arbeten har sina egna områden.