Spara tid genom distansmöten – Enskilda rum för effektiv kommunikation

Du har ett möte i kalendern kl. 11.

Din föregående arbetsuppgift blir klar kl. 10.50. Du öppnar agendan för mötet som snart ska börja och ögnar igenom materialet, kokar kaffe och slår på kameran när klockan är 11. När mötet avslutas om en timme kan du direkt ta itu med följande arbetsuppgift.

I en alternativ verklighet hinner du knappt ens läsa morgonens mejl när det är dags att börja köra till mötet som börjar kl. 11. I förmiddagsrusningen tar det drygt en timme att komma fram och hitta en parkeringsplats. Eftersom du kör hinner du knappt förbereda dig för mötet. Mötet avslutas kl. 12 och du är tillbaka på kontoret om en dryg halvtimme.

I vilket alternativ är tidsanvändningen effektivare?

En timmes möte tar i verkligheten en timme endast när mötet ordnas på distans.

På 2020-talet träffas man via kameran

Det kan nästan obemärkt gå åt tiotals timmar i månaden till att springa mellan möten, även om du bara har ett fåtal möten per vecka. Tiden som går åt till resor är i ljuset av vad man vet nu ett enormt slöseri med tid då tekniken möjliggör smidiga möten utan att man behöver lämna kontoret.

Distansmöten tar i genomsnitt mindre tid än fysiska möten. Förutom mindre resande används tiden mer effektivt då medarbetarna är mera koncentrerade: enligt en undersökning koncentrerar sig medarbetarna bättre på en sak åt gången på videomöten, dvs. multitaskar mindre.

Till exempel en säljare kan i en fungerande distansmiljö träffa dubbelt fler potentiella kunder under en dag än genom att fysiskt förflytta sig mellan varje möte. Samarbetet mellan företagen förbättras och i fortsättningen kan man som partner eller tjänsteleverantör välja företag som bäst tillgodoser behoven – oberoende av var företagets kontor ligger.

Tekniken som utvecklats för distansmöten gör möteskulturen smidigare också inom det egna företaget. Via fjärrranslutningar kan man samarbeta smidigare, till exempel planera eller redigera dokument. Samarbetet blir rentav effektivare än på ett traditionellt möte när alla deltagare ser samma material på sina datorskärmar och kan göra ändringar i realtid.

En viktig fördel med distansmöten har lyfts fram särskilt under pandemiåret 2020: arbetet är säkrare när möten hålls på webben.

Var ska vi mötas på distans?

Genom att anpassa arbetsmiljön kan man styra medarbetarna mot en ny möteskultur.

En optimal miljö för distansmöten handlar om mycket mer än en internetanslutning.

Ett distansmöte är ett personligare sätt att träffas än ett telefonsamtal. Ett distansmöte som genomförs med bra nätförbindelser och en kamera är ett genuint möte.

Distansmöten hemma på soffan med dålig belysning har en betydligt sämre kvalitet jämfört med möten som hålls i lokaler som optimerats för distansmöten. Distansmöten vid det egna skrivbordet i ett öppet kontorslandskap stör medarbetarna och erbjuder inte privata och lugna förhållanden. Å andra sidan är det inte effektivt att reservera till exempel ett stort mötesrum för endast en person som ska delta i ett distansmöte.

Även om man arbetar hemifrån en stor del av veckan behöver en modern arbetsmiljö erbjuda fungerande förhållanden för distansmöten i en lämplig miljö. Koncentrationen i hela arbetsmiljön förbättras när man har särskilt avsedda platser för distansmöten.

Enskilda rum erbjuder en rätt dimensionerad lösning för distansmöten.

Enskilda rum möjliggör distansmöten av hög kvalitet

Ett distansmöte i ett enskilt rum sparar förutom medarbetarnas tid också nerver. Enskilda rum stödjer hela arbetsgemenskapens arbetsro och arbetseffektivitet när distansmöten ordnas i lugna och privata lokaler.

Ett högklassigt enskilt rum är ljudisolerat så att ljudet inte hörs utanför rummet – och inte utifrån in. Omsorgsfull akustikdesign och fungerande nätverksanslutningar skapar ramarna för lyckade distansmöten.

Belysningen i det enskilda rummet ska vara riktad så att ljuset inte orsakar störande reflektioner på bildskärmarna. En mjuk belysning är till fördel också vid distansmöten. Glasväggarna ger en känsla av rymlighet och släpper in den mjuka belysningen utanför rummet.

Det ljudisolerade rummet erbjuder en ostörd miljö för virtuella möten också på ett högljutt kontor.  Den lugna miljön ger en möjlighet till fullvärdig koncentration och ett lyckat distansmöte: ett tyst arbetsrum uppmuntrar till öppen kommunikation och effektivitet samt minimerar avbrott på grund av andra arbetsuppgifter eller störningar i miljön.