Bli produktivare på jobbet – 4 smarta tidshanteringsmetoder som ger arbetsdagen en tydlig struktur

Flyger dina tankar lätt iväg? När arbetsdagen fylls av små bränder som snabbt behöver släckas, är det svårt att nå fokus genom att bara knäppa med fingrarna. Om listan med ogjort arbete är ändlös och tankarna irrar omkring, får produktiviteten sig lätt en törn.

Även om brådskande uppgifter alltid går före i kön, är det viktigt att också planera in tid för långsiktiga projekt och krävande tankearbete. För att underlätta tidsplaneringen och prioroteringen finns det olika verktyg och metoder, som kan förbättra effektiviteten ytterligare

Vi testade fyra populära metoder, som kan hjälpa dig behålla fokus och strukturera upp arbetsdagen i olika block.

10-minutersregeln – när det är svårt att ta i tu med stora projekt

Den här metoden passar speciellt den aktiva typen som gillar att multitaska – eller den som är morgonpigg. Metoden går kort och gott ut på att du allokerar dagens första 10 minuter på den första arbetsuppgiften som du kommer att tänka på och borde komma igång med. Ibland känns tiden oändligt lång, andra gånger är det lätt att fortsätta med uppgiften längre. Oavsett vilket så har du åtminstone kommit igång med uppgiften.

A och O är att du gör övningen genast på morgonen. Titta inte på din att göra-lista och öppna inte e-posten – ta i tu med det du först kommer att tänka på.

Pomodoro-tekniken – när du vill arbeta så effektivt som möjligt

Pomodoro hjälper dig med tidshanteringen och ökar effektiviteten. Tekniken passar den som har en tydlig och prioriterad lista med arbetsuppgifter.

Pomodoro-tekniken går ut på att du arbetar med en utvald arbetsuppgift i 25 minuter, och sedan tar en paus på 5 minuter. Efter fyra 25-minuterspass är det dags för en längre paus, t.ex. fika eller lunch.

I början kräver Pomodoro-tekniken disciplin så att arbetet under 25-minuterspasset inte avbryts. Stäng därför alla onödiga flikar och slå av ljudet på mobilen. Som stöd kan du använda en väckarklocka eller ett gratis tidtagningsur.

De utförda 25-minuterspassen kan du sedan enkelt skriva upp och vid behov rapportera. När du ser dagens uppgifter framför dig som en överskådlig lista känns arbetet effektivare och mer motiverande. I början kan du kan testa tekniken med uppgifter som kräver extra koncentration.

1-3-5-metoden – när du behöver prioritera arbetsuppgifter

Om dina dagar lätt fylls av brådskande småuppgifter, kan det vara bra att öva upp din prioriteringsförmåga. 1-3-5-metoden är ett mångsidigt tankeredskap för att planera dagens uppgifter.

Påbörja din dag genom att först välja ut 1 stor och viktig arbetsuppgift, 3 mellanstora, och 5 små. Dessa uppgifter ska du fokusera på och bli klar med under dagen.

Om du har fler än fem småuppgifter, behöver du delegera dem eller göra dem senare. När du är klar med prioriteringen är det dags att planera dagen så de effektivaste timmarna reserveras för den viktigaste uppgiften. Med hjälp av den här metoden har du tid att varje dag jobba med något som på lång sikt är viktigt och meningsfullt. När de stora projekten också framskrider, känns jobbet inspirerande och motiverande.  

Den här metoden kan du enkelt kombinera med Pomodoro-metoden: reservera fyra ”tomater” för den viktigaste arbetsuppgiften.

Eisenhower-matrisen – när du vill analysera arbetsuppgifternas verkliga nytta

Eisenhower-matrisen grundar sig på prioritering och analys av uppgifternas betydelse. I matrisen ordnas alla uppgifter veckovis eller dagligen i fyra kategorier:

Matrisen kan hjälpa dig t.ex. när du har en att göra-lista som är full av irrelevanta uppgifter eller om du har för vana att även ta hand om andras arbetsuppgifter. Genom att kategorisera och rangordna uppgifterna lär du dig prioritera det som verkligen är viktigt och undvika onödigt arbete.

När du har fördelat uppgifterna i matrisen är det dags att välja ut vad som får ta mest tid. Ta hand om de viktiga och brådskande uppgifterna först. Det är viktigt att du också reserverar tid för uppgifter i kategori 2: dessa uppgifter har stor betydelse på lång sikt. De uppgifter som du placerar i den fjärde kategorin borde du egentligen skippa.

När du har en metod som passar dig, kan du lyfta blicken och satsa på de yttre förhållandena

För att ytterligare effektivisera ditt arbete, kan både arbetsmetoderna och arbetsmiljön kräva en uppdatering. Även om metoderna finns på plats, kan det vara svårt att fokusera om du ständigt blir avbruten av auditivt eller visuellt brus. Kontorsmiljön ska hjälpa, inte stjälpa, och möjliggöra att du kan arbeta ostört. En enkel lösning är att dela upp kontoret i zoner och utrusta det med mobila rum och bås.