Tumregler för val av lämpligt arbetsrum

En liten telefonhytt eller ett större mötesrum?

När man ska välja, möblera och placera ett enskilt rum av rätt storlek gäller det att först tänka på rummets användningssyfte.  Fråga först medarbetarna eller andra som använder rummet vilka utmaningarna är i den nuvarande miljön och hurdana behov de har: vilka egenskaper behöver rummet ha för att stödja deras arbetsprocesser och arbete?

Det största problemet i gemensamma arbetslokaler är ofta bristen på arbetsro. Om merparten av medarbetarna utför självständigt tankearbete i ett öppet landskap, ska de enskilda rummen stödja diskussionen och samarbetet. Genom att reservera en särskild plats för pratstunder som stör andra förbättrar man koncentrationen i den gemensamma arbetsmiljön. Om man främst arbetar tillsammans i de gemensamma lokalerna, behövs enskilda rum för intensivt tankearbete och telefonsamtal som kräver avskildhet.

Ett enskilt rum för flera personer som till sin storlek är flexibel kan bidra till att på en gång lösa många utmaningar som gemensamma arbetslokaler ställer. Ett enskilt rum för två personer kan exempelvis vid behov fungera antingen som en telefonhytt, ett tyst rum eller mötesrum.

Hur många rum behövs?

Endast ett enskilt rum räcker sällan till för en större användargrupp. Behovet av enskilda rum uppkommer ofta akut. Lugnet i en gemensam arbetsmiljö återställs effektivast när ett kort telefonsamtal eller möte med en medarbetare smidigt flyttas bort från den öppna lokalen. Därför krävs ett tillräckligt antal av snabbt tillgängliga enskilda rum.

En tumregel för antalet enskilda rum är en telefonhytt per fem medarbetare och ett tyst rum eller mötesrum per tio medarbetare.

Det lämpliga antalet enskilda rum varierar enligt situationen och därför är det en bra idé att kartlägga behovet genom att fråga användarna.

Var ska ett enskilt rum placeras?

Storleken på den omgivande lokalen utgör utgångspunkten för valet av enskilda rum. Om användarna har olika behov men kontoret endast har utrymme för ett enskilt rum, är det klokt att välja ett större enskilt rum som kan användas flexibelt.

Ett lättillgängligt enskilt rum ger största nyttan för användarna. Tänk på placeringen för att göra rummet så lättillgängligt som möjligt. Det är bra att placera till exempel ett rum för telefonsamtal så nära som möjligt så att man snabbt kan förflytta sig till rummet när telefonen ringer. Ett enskilt rum kan inte alltid placeras i närheten – se då till att rummet är lättillgängligt.

Ett enskilt rum är bra att placera så att man lätt kan se om rummet är upptaget genom glasväggarna.