Kontorslandskap eller cellkontor? Skapa det bästä av två världrar

Mycket ändras men det mesta är sig likt, brukar det heta.

Tidigare var idealet för kontorsinredning fyra väggar, en dörr och några skrivbord. I nästa utvecklingsfas revs väggarna, och eran av kontorslandskap inleddes.

I övergångsfasen ersattes fasta mellanväggar med skärmväggar, vilket motiverades med kostnadsbesparingar. Tanken var arbetsuppgifterna skulle genomföras snabbare, då det var enkelt för de anställda att kommunicera med varandra och utbyta tankar om dagens uppgifter.

Praktiska erfarenheter visade snart att det var precis tvärtom – kontorslandskapet var dessvärre inte en ideal omgivning för alla kontorsuppgifter. Allra sämst lämpar sig kontorslandskap för arbetsuppgifter som kräver koncentration och arbetsro, men också för uppgifter som är förknippade med röstanvändning, till exempel telefonsamtal.

Ofta upplever personer som arbetar i kontorslandskap att buller, telefonsamtal och diskussioner är de faktorer som stör arbetsron allra mest. När arbetsron lider, försämras även arbetseffektiviteten: på grund av avbrott förloras varje dag upp till en timme effektiv arbetstid per anställd.

Exempel på störande buller är klapprande skor, ljud från datorutrustningen eller en sked som klingar mot kaffekoppen. Förvånansvärt små och till synes harmlösa saker kan störa koncentrationen och belasta vår hjärna. Belastningen leder till och med till funktionella förändringar i hjärnan – minnet blir sämre och koncentrationen sjunker. En studie från Finland visar att över en fjärdedel av befolkningen upplever utbrändhetssymtom någon gång under sin karriär, och för 2–3 procent är symtomen allvarliga.

Utbrändhetssymtom som beror på koncentrationssvårigheter samt förkylningar och andra sjukdomar som lätt sprids i öppna lokaler ökar antalet sjukfrånvarodagar. Den lägre hyreskostnaden som ett kontorslandskap medför är snabbt bortkastad på grund av lägre arbetseffektivitet och -produktivitet samt försämrat välbefinnande.

Kontorslandskap har med andra ord stora brister. Alla mår inte bra av att arbeta i kontorslandskap, och då är det svårt att prestera.

Vad är då lösningen? Att slänga skärmväggarna på en brasa, kalla in hantverkare för att bygga nya fasta väggar och flytta till en tillfällig lokal, för sedan återvända till ett splitternytt cellkontor à la 80-talet?

Tack och lov finns det andra lösningar. En lönsammare och mer kostnadseffektiv lösning är att försöka förbättra kontorslandskapet.

Jämfört med cellkontor sänker kontorslandskapet arbetsron, men samtidigt förbättras samarbetet mellan medarbetarna. Varför inte slå ihop dessa två, och få det bästa av två världar? När ett cellkontor och ett kontorslandskap mixas blir resultatet ett aktivitetsbaserat kontor med olika zoner för olika arbetsuppgifter och behov.

Det aktivitetsbaserade kontoret är en modern modell för kontorslokaler. Vanligtvis har ett aktivitetsbaserat kontor en öppen zon för kreativt arbete i grupp, biblioteksliknande områden för arbete som kräver tystnad, ljudisolerade telefonhytter som erbjuder avskildhet för telefonsamtal, lagom stora mötesrum för olika typer av möten – och varför inte avslappnade soffgrupper för fika och brainstorming. De anställda har inga egna arbetsrum, utan de kan fritt välja den bästa platsen för varje arbetsuppgift.

Ljudisolerade mobila rum är ett praktiskt och förmånligt sätt att omvandla ett kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor. Module Solutions smarta och flexibla lösningar förutsätter ingen renovering och är genast redo för användning. Vid planering av en ny kontorslokal är det bra att välja en flexibel lösning, så att lokalen även framöver kan anpassas när nya behov uppstår. Det, om något, sparar in på kostnader – både nu och framöver.